Légalisation du séjour et du travail des étrangers en Pologne

Le travail légal, c'est deux documents, pas un seul

Le premier document répond à la question de savoir si l'étranger peut séjourner en Pologne. Le second répond à la question de savoir s'il peut y travailler. Il s'agit de deux questions distinctes, traitées par des autorités différentes et sur la base de réglementations différentes. Un visa permet d'entrer et de rester, mais ne donne pas en soi le droit de travailler.

L'erreur la plus fréquente dans les entreprises consiste à ne vérifier qu'un seul de ces documents. L'employeur voit une carte de séjour et suppose que la question est réglée, ou voit une déclaration enregistrée et ne vérifie pas sur quelle base le travailleur séjourne dans le pays. La responsabilité de ces deux éléments incombe à l'entité qui confie le travail.

Il existe une exception importante à cette règle : certains titres de séjour incluent le droit au travail. C'est le cas du permis de séjour temporaire et de travail, de la carte de séjour CUKR, du permis de séjour permanent et du permis de séjour de résident de longue durée-UE. Dans ces cas, un seul document règle les deux questions.

Ce que la loi du 20 mars 2025 a changé

Depuis le 1er juin 2025, la loi du 20 mars 2025 relative aux conditions d'admissibilité du travail confié aux étrangers sur le territoire de la République de Pologne (Dz.U. 2025 poz. 621) est en vigueur. Elle a remplacé les dispositions qui régissaient cette matière depuis des années dans la loi sur la promotion de l'emploi.

Le test du marché du travail, c'est-à-dire l'information du staroste sur l'impossibilité de satisfaire les besoins en personnel, a disparu. C'était l'une des parties les plus longues de la procédure et sa suppression a réellement raccourci le chemin vers le permis. La forme papier a également disparu : les demandes se font exclusivement par voie électronique.

En contrepartie, les sanctions ont été renforcées. Les amendes pour emploi illégal sont passées d'une fourchette de 1 000 à 30 000 zł à une fourchette de 3 000 à 50 000 zł, et les inspecteurs du travail ont reçu la possibilité d'infliger une amende par procès-verbal. Pour les entreprises employant de nombreux étrangers, un autre changement est important : certaines amendes sont infligées proportionnellement au nombre de personnes auxquelles le travail a été confié en violation des règles.

Les permis de type A, B, C, D et E n'existent plus

C'est le changement le plus souvent omis, et il a un impact direct sur le remplissage des demandes. La division en permis de type A, B, C, D et E a cessé de s'appliquer avec l'entrée en vigueur de la nouvelle loi. Depuis le 1er janvier 2026, les anciens formulaires ne sont plus disponibles sur praca.gov.pl.

À leur place, il existe trois types de permis, chacun avec son propre code de demande. Si dans un guide, une annonce ou une offre d'intermédiaire vous voyez encore la formule permis de type A, c'est le signe que le document n'a pas été mis à jour depuis plus d'un an.

Tous les trois sont délivrés par le voïvode compétent en raison du siège de l'entité confiant le travail ou du lieu de détachement.

Si une société externe gère la procédure pour vous, vérifiez quel code de demande elle utilise. C'est le test le plus rapide pour savoir si elle travaille sur la base des dispositions en vigueur.

Titres de travail : quatre voies

Le choix de la voie dépend de la nationalité du travailleur, du type de travail et de la durée d'emploi prévue. Le chemin le plus court passe par la procédure de déclaration, mais elle n'est accessible qu'aux ressortissants de quatre pays.

Depuis le 1er décembre 2025, la Géorgie a été retirée de la liste des pays éligibles à la déclaration. Ses ressortissants ont désormais besoin d'un permis de travail, bien que les déclarations enregistrées avant cette date restent valables jusqu'à la fin de la période pour laquelle elles ont été inscrites au registre.

Une catégorie à part est le travail saisonnier dans l'agriculture, l'horticulture et le tourisme. Le permis saisonnier est délivré par l'agence pour l'emploi de district (powiatowy urząd pracy), permet de travailler jusqu'à 9 mois par année civile et a le coût le plus bas de toutes les voies.

En cas de détachement d'un étranger par une entité étrangère, les frais s'élèvent à 800 zł.

Titres de séjour : de l'exemption de visa au séjour permanent

L'exemption de visa permet d'entrer avec un passeport biométrique et de séjourner jusqu'à 90 jours sur toute période de 180 jours, les jours étant comptés cumulativement pour tous les États de l'espace Schengen. À partir du 10 avril 2026, les franchissements de frontière seront enregistrés par le système EES, qui enregistre les données biométriques au lieu d'un tampon et calcule lui-même les jours utilisés.

Le visa national D est délivré par le consul à l'étranger, il n'est donc pas possible de l'obtenir en séjournant déjà en Pologne. Si le travailleur est dans le pays et souhaite rester plus longtemps, la voie appropriée est la demande au voïvode d'un permis de séjour temporaire et de travail, communément appelé TRC (de l'anglais temporary residence card).

Pour les personnes ayant une plus longue durée de séjour, deux voies finales s'ouvrent : le permis de séjour permanent, communément appelé PRC, et le permis de séjour de résident de longue durée-UE. Le premier nécessite de remplir l'une des conditions légales, par exemple l'origine polonaise, la Carte du Polonais ou le mariage avec un citoyen polonais. Le second repose sur le critère de durée : cinq ans de séjour légal et ininterrompu.

Le séjour ininterrompu a une définition légale. Les interruptions ne peuvent excéder au total six mois par an ni dix mois sur l'ensemble de la période considérée. C'est la cause de refus la plus fréquente pour les demandes déposées après des années de travail en Pologne.

Le permis est une décision, la carte de séjour est un document

Cette distinction est à l'origine d'une grande partie des malentendus lors des contrôles et des embauches. Le permis de séjour est une décision administrative du voïvode : il accorde le droit de séjour à des conditions déterminées. La carte de séjour est le document qui confirme ce droit et que l'étranger porte sur lui.

Pour cette raison, il y a deux frais distincts à payer : le droit de timbre pour l'octroi du permis et les frais de délivrance de la carte elle-même, s'élevant à 100 zł. Le droit de timbre doit être payé d'avance, sous peine de retour de la demande.

La carte a également sa propre durée de validité, qui ne coïncide pas toujours avec la durée du droit. Pour le séjour permanent, le permis est à durée indéterminée, mais la première carte est délivrée pour 10 ans et doit être renouvelée après cette période. L'expiration de la carte ne retire pas le droit au séjour, mais sans document valide, il est difficile de prouver son statut auprès de l'employeur ou de la banque.

Ce qui se passe pendant la procédure

Cette question revient dans chaque conversation avec un employeur : le travailleur a déposé une demande, et son titre de séjour actuel arrive à expiration. La règle est favorable. Si la demande a été déposée pendant un séjour légal et ne contient pas de vices de forme, le séjour est réputé légal du jour du dépôt de la demande jusqu'au jour où la décision devient définitive.

La confirmation en est un cachet dans le passeport, que le voïvode appose après comparution personnelle pour la prise d'empreintes digitales et après avoir complété d'éventuelles lacunes. Le cachet lui-même ne remplace cependant pas un titre de travail : il légalise le séjour, pas l'emploi. Pour travailler, une déclaration, un permis ou une autre base reste nécessaire.

Si la décision est négative et que l'étranger fait appel dans le délai imparti, le séjour reste légal jusqu'à ce que la décision définitive soit rendue. Pour cette raison, il est important de surveiller les dates : une demande déposée ne serait-ce qu'un jour après la perte du séjour légal ne déclenche pas cette protection.

La demande de permis de séjour temporaire et de travail se dépose auprès du voïvode, en séjournant en Pologne. Le visa national D ne peut pas être obtenu par cette voie, car il est délivré par le consul à l'étranger.

Carte de séjour CUKR : une nouvelle voie pour les ressortissants ukrainiens

La carte de séjour avec la mention Ancien bénéficiaire de la protection temporaire, en abrégé carte CUKR, est une réponse à la situation des personnes qui, depuis le début de la guerre, fonctionnent en Pologne avec un numéro PESEL UKR. Elle permet de passer de la protection temporaire à un titre de séjour stable.

Les demandes peuvent être déposées du 4 mai 2026 au 4 mars 2027, exclusivement par voie électronique via le Module de traitement des dossiers (Moduł Obsługi Spraw), sans rendez-vous au bureau. La carte est délivrée pour 3 ans. Les coûts sont de 340 zł de droit de timbre et de 100 zł pour la délivrance de la carte.

Les conditions concernent le statut, et non l'emploi. Il faut avoir un numéro PESEL UKR en cours de validité au jour du dépôt de la demande, l'avoir en cours de validité au 4 juin 2025, posséder le statut UKR sans interruption pendant au moins 365 jours et l'avoir encore au jour de la délivrance de la carte par le voïvode. La condition de date exclut les personnes qui ont obtenu le statut plus tard : celui qui a reçu un numéro PESEL UKR après le 4 juin 2025 ne pourra pas emprunter cette voie.

Pour l'employeur, l'effet le plus important est le suivant : le titulaire de la carte CUKR a un accès complet au marché du travail sans permis supplémentaires et peut exercer une activité économique dans les mêmes conditions qu'un citoyen polonais. L'obligation de déposer des notifications de confier un travail disparaît.

• PESEL UKR en cours de validité au jour du dépôt de la demande
• PESEL UKR en cours de validité au 4 juin 2025
• statut UKR sans interruption pendant au moins 365 jours
• PESEL UKR en cours de validité au jour de la délivrance de la carte par le voïvode

Ressortissants ukrainiens : ce qui s'applique et jusqu'à quand

Pour les personnes qui ne passeront pas à la carte CUKR, les délais résultant de la loi du 26 janvier 2026 sur l'extinction des solutions adoptées après le déclenchement de la guerre s'appliquent. Le séjour sur la base du numéro PESEL UKR est légal jusqu'au 4 mars 2027, et le travail sur la base de la notification est possible jusqu'au 4 mars 2029.

La notification elle-même est déposée par l'employeur dans les 7 jours suivant le début du travail par le travailleur. Une nouvelle notification est requise après chaque changement des conditions du contrat, ce que les entreprises oublient le plus souvent lors des augmentations de salaire et des changements de poste.

Les ressortissants ukrainiens bénéficiant de la protection temporaire et séjournant légalement en Pologne peuvent également effectuer un travail saisonnier sans permis. Il s'agit d'une base distincte, indépendante de la notification. Il convient toutefois de rappeler le principe du début de ce texte : l'exemption concerne le titre de travail, pas le séjour. Lorsque la base du séjour prend fin, l'exemption de permis ne sauve rien à elle seule.

Quel document pour qui

En pratique, la plupart des cas se résument à quelques situations récurrentes. Voici les plus fréquentes, avec la voie appropriée.

• Ressortissant ukrainien avec numéro PESEL UKR, déjà en Pologne : notification, et à terme carte CUKR.
• Ressortissant d'Arménie, de Biélorussie ou de Moldavie pour plusieurs mois : déclaration de confier un travail.
• Ressortissant géorgien : à partir du 1er décembre 2025, uniquement permis de travail.
• Ressortissant d'un pays hors liste de déclaration, qui vient d'arriver : permis de travail, puis visa national D au consulat.
• Travailleur déjà en Pologne, l'emploi doit durer plus longtemps : permis de séjour temporaire et de travail auprès du voïvode.
• Travailleur avec cinq ans de séjour légal : permis de séjour de résident de longue durée-UE.

Obligations de l'employeur avant et pendant le travail

Avant d'admettre un étranger au travail, il faut vérifier le document confirmant son séjour légal et en conserver une copie. Une déclaration du travailleur ou une photo du document envoyée par messagerie ne suffit pas : la vérification se fait avant le premier jour de travail, et non après.

Pendant l'emploi, les obligations ne disparaissent pas. Les conditions réelles doivent correspondre à ce qui a été déclaré dans la demande, et les changements de poste, de temps de travail ou de rémunération peuvent nécessiter un nouveau document ou une déclaration. Il faut surveiller séparément les dates de validité et lancer le renouvellement à l'avance.

Il est utile de séparer deux rôles dans l'entreprise : qui vérifie physiquement les documents à l'embauche et qui tient le calendrier des validités. Les contrôles tombent le plus souvent à la jonction de ces deux tâches, lorsque chacun suppose que l'autre l'a fait.

• vérification du titre de séjour avant l'admission au travail
• conservation d'une copie du document pendant la durée du travail
• conformité des conditions d'emploi avec le contenu de la demande
• déclaration des changements de conditions lorsque la loi l'exige
• calendrier de validité des documents et renouvellements anticipés

Combien coûte une erreur

L'emploi illégal d'un étranger est passible d'une amende de 3 000 à 50 000 zł. Pour les actes commis intentionnellement et par calcul, la limite inférieure passe à 6 000 zł. L'inspecteur du travail peut infliger une amende par procès-verbal jusqu'à 10 000 zł.

Le mode de calcul de l'amende a également son importance. Certaines amendes sont infligées proportionnellement au nombre d'étrangers auxquels le travail a été confié en violation des règles, de sorte qu'en cas d'emploi de plusieurs personnes, les montants se multiplient.

À cela s'ajoutent des conséquences qui ne figurent pas dans le barème : l'arrêt du travail de l'équipe, la nécessité de compléter les documents rétroactivement et la perte d'un travailleur dans le recrutement et l'arrivée duquel l'entreprise a déjà investi.

Cinq erreurs qui se répètent le plus souvent

L'ordre ici n'est pas fortuit : de la plus fréquente à la plus coûteuse.

• Travailler uniquement avec l'exemption de visa. L'entrée sans visa donne un droit au séjour, pas un droit au travail.
• Interruption entre les documents. Quelques jours sans titre valide constituent déjà un emploi illégal.
• Changement de conditions sans déclaration. Un poste ou un temps de travail différent de celui indiqué dans la demande.
• Compter le délai à partir de la décision. Le début réel, c'est la décision plus le visa, si nécessaire, plus le voyage.
• Se fier à des documents antérieurs au 1er juin 2025, y compris les formulaires de demande de type A.

Où et comment déposer les demandes

Les questions relatives au travail se traitent via praca.gov.pl : cela concerne les déclarations de confier un travail, les permis de travail et les notifications. Les questions de séjour, y compris la carte CUKR, sont traitées par le Module de traitement des dossiers géré par l'Office des étrangers (Urząd do Spraw Cudzoziemców).

La dématérialisation a supprimé les files d'attente, mais n'a pas raccourci la procédure elle-même. La légalisation prend généralement de 2 à 7 mois, selon la voie, la nationalité et la charge de travail du bureau concerné. À ce délai, il faut ajouter le visa national, si le travailleur vient d'arriver, et le voyage lui-même.

Lors de la planification des effectifs, il est utile de compter à rebours : de la date à laquelle le travailleur doit être à son poste, en passant par le voyage et le visa, jusqu'au dépôt de la demande. Pour le travail saisonnier, cette marge détermine si l'équipe sera prête pour le début de la saison.