Legalización de estancia y trabajo de extranjeros en Polonia

El trabajo legal son dos documentos, no uno

El primer documento responde a la pregunta de si el extranjero puede permanecer en Polonia. El segundo responde a la pregunta de si puede trabajar aquí. Son dos asuntos separados, gestionados por diferentes órganos y sobre la base de diferentes regulaciones. El visado permite entrar y permanecer, pero por sí solo no habilita para iniciar el trabajo.

El error más frecuente en las empresas consiste en verificar solo uno de estos documentos. El empleador ve la tarjeta de estancia y asume que el asunto está resuelto, o ve una declaración registrada y no verifica sobre qué base el empleado permanece en el país. La responsabilidad de ambos elementos recae en la entidad que encomienda el trabajo.

De este principio hay una excepción importante: algunos títulos de estancia incluyen en sí mismos el derecho al trabajo. Así funciona el permiso de estancia temporal y trabajo, la tarjeta de estancia CUKR, el permiso de estancia permanente y el permiso de estancia de residente a largo plazo de la Unión Europea. En estos casos, un documento cierra ambas cuestiones.

Qué cambió la ley de 20 de marzo de 2025

Desde el 1 de junio de 2025 rige la ley de 20 de marzo de 2025 sobre las condiciones de admisibilidad de encomendar trabajo a extranjeros en el territorio de la República de Polonia (Dz.U. 2025 poz. 621). Sustituyó las disposiciones que durante años regulaban esta materia en la ley de promoción del empleo.

Desapareció la prueba de mercado laboral, es decir, la información del starosta sobre la falta de posibilidad de satisfacer las necesidades de personal. Fue una de las partes más largas del procedimiento y su eliminación acortó realmente el camino al permiso. También desapareció la forma en papel: las solicitudes se presentan exclusivamente por vía electrónica.

En la otra dirección fueron las sanciones. Las multas por encomienda ilegal de trabajo aumentaron del rango de 1000 a 30 000 zł al rango de 3000 a 50 000 zł, y los inspectores de trabajo recibieron la posibilidad de imponer multas mediante mandato. Para las empresas que emplean a muchos extranjeros es importante otro cambio: parte de las multas se imponen proporcionalmente al número de personas a las que se encomendó trabajo con violación de las normas.

Los permisos tipo A, B, C, D y E ya no existen

Este es el cambio que se omite con más frecuencia, pero tiene impacto directo en el llenado de solicitudes. La división en permisos tipo A, B, C, D y E dejó de regir con la entrada en vigor de la nueva ley. Desde el 1 de enero de 2026 las antiguas solicitudes ya no están tampoco en praca.gov.pl.

En su lugar funcionan tres tipos de permisos, cada uno con su propio símbolo de solicitud. Si en una guía, anuncio u oferta de intermediario aún ves la formulación permiso tipo A, es señal de que el material no se ha actualizado desde hace más de un año.

Los tres los emite el voivoda (wojewoda) competente por la sede de la entidad que encomienda el trabajo o el lugar de delegación.

Si el procedimiento lo lleva para ti una empresa externa, verifica con qué símbolo de solicitud opera. Es la prueba más rápida de si trabaja sobre la base de normas actuales.

Títulos de trabajo: cuatro vías

La elección de la vía depende de la nacionalidad del empleado, el tipo de trabajo y el periodo planeado de empleo. El camino más corto lleva через el procedimiento de declaración, pero está disponible solo para ciudadanos de cuatro estados.

Desde el 1 de diciembre de 2025 salió de la lista de declaración Georgia. Sus ciudadanos necesitan hoy permiso de trabajo, aunque las declaraciones registradas antes de esa fecha conservan validez hasta el final del periodo para el que fueron inscritas en el registro.

Una categoría separada es el trabajo estacional en agricultura, jardinería y turismo. El permiso estacional lo emite la oficina distrital de empleo (powiatowy urząd pracy), permite trabajar hasta 9 meses en el año calendario y tiene la tasa más baja de todas las vías.

En la delegación de extranjero por entidad extranjera la tasa asciende a 800 zł.

Títulos de estancia: desde movimiento sin visado hasta estancia permanente

El movimiento sin visado permite entrar con pasaporte biométrico y permanecer hasta 90 días en 180 días, donde los días se cuentan conjuntamente para todos los estados de la zona Schengen. Desde el 10 de abril de 2026 los cruces de frontera los registra el sistema EES, que en lugar de sello graba datos biométricos y calcula automáticamente los días utilizados.

El visado nacional D lo emite el cónsul en el extranjero, por lo que no se puede obtener estando ya en Polonia. Si el empleado está en el país y quiere quedarse más tiempo, la vía adecuada es la solicitud al voivoda (wojewoda) de permiso de estancia temporal y trabajo, en jerga llamado TRC del inglés temporary residence card.

Para personas con mayor antigüedad de estancia se abren dos vías destino: permiso de estancia permanente, en jerga PRC, y permiso de estancia de residente a largo plazo de la Unión Europea. El primero requiere cumplir uno de los presupuestos legales, por ejemplo origen polaco, Carta del Polaco o matrimonio con ciudadano de Polonia. El segundo se basa en el criterio de tiempo: cinco años de estancia legal e ininterrumpida.

La estancia ininterrumpida tiene definición legal. Las interrupciones no pueden superar conjuntamente seis meses en el año ni diez meses en todo el periodo considerado. Es la causa más frecuente de denegación en solicitudes presentadas tras años de trabajo en Polonia.

El permiso es decisión, la tarjeta de estancia es documento

Esta distinción es responsable de gran parte de los malentendidos en controles y en la contratación. El permiso de estancia es una decisión administrativa del voivoda (wojewoda): concede derecho de estancia en condiciones determinadas. La tarjeta de estancia es el documento que confirma ese derecho y que el extranjero lleva consigo.

Por este motivo las tasas son dos y se ingresan por separado: tasa de tesorería por concesión del permiso y tasa por emisión de la propia tarjeta, ascendente a 100 zł. La tasa de tesorería hay que ingresarla por adelantado, bajo riesgo de devolución de la solicitud.

La tarjeta tiene también su propio periodo de validez, que no siempre coincide con el periodo de habilitación. En la estancia permanente el permiso es indefinido, pero la primera tarjeta se emite por 10 años y tras ese tiempo hay que renovarla. La caducidad de la tarjeta no quita el derecho de estancia, pero sin documento válido es difícil confirmar el propio estatus frente al empleador o banco.

Qué ocurre durante el procedimiento

Esta pregunta vuelve en cada conversación con el empleador: el empleado presentó la solicitud y su anterior título de estancia justamente termina. El principio es favorable. Si la solicitud fue presentada durante la estancia legal y no carece de formalidades, la estancia se considera legal desde el día de presentación de la solicitud hasta el día en que la decisión se vuelve definitiva.

La confirmación es el sello en el pasaporte, que el voivoda (wojewoda) coloca tras la comparecencia personal para toma de huellas dactilares y tras subsanar eventuales carencias. El propio sello no sustituye sin embargo el título de trabajo: legaliza la estancia, no el empleo. Para el trabajo sigue siendo necesaria la declaración, permiso u otra base.

Si la decisión es denegatoria, y el extranjero presenta recurso en el plazo designado, la estancia permanece legal hasta la emisión de la decisión definitiva. Por este motivo vale la pena vigilar las fechas: la solicitud presentada aunque sea un día después de la pérdida de estancia legal no activa esta protección.

La solicitud de permiso de estancia temporal y trabajo se presenta ante el voivoda (wojewoda), permaneciendo en Polonia. El visado nacional D no se puede obtener en este modo, porque lo emite el cónsul en el extranjero.

Tarjeta de estancia CUKR: nueva vía para ciudadanos de Ucrania

La tarjeta de estancia con anotación Anteriormente poseedor de protección temporal, en breve tarjeta CUKR, es la respuesta a la situación de personas que desde el inicio de la guerra funcionan en Polonia con el número PESEL UKR. Permite pasar de la protección temporal al título de estancia estable.

Las solicitudes se pueden presentar desde el 4 de mayo de 2026 hasta el 4 de marzo de 2027, exclusivamente por vía electrónica через el Módulo de Gestión de Asuntos, sin reservar cita en la oficina. La tarjeta se emite por 3 años. Los costes son 340 zł de tasa de tesorería y 100 zł por emisión de la tarjeta.

Las condiciones afectan al estatus, no al empleo. Hay que tener número PESEL UKR actual en el día de presentación de la solicitud, tenerlo actual al día 4 de junio de 2025, poseer estatus UKR ininterrumpidamente por al menos 365 días y tenerlo aún en el día de emisión de la tarjeta por el voivoda (wojewoda). La condición de fecha excluye a personas que obtuvieron el estatus más tarde: quien recibió número PESEL UKR después del 4 de junio de 2025, por esta vía no irá.

Para el empleador lo más importante es el efecto: el poseedor de la tarjeta CUKR tiene acceso completo al mercado de trabajo sin permisos adicionales y puede llevar actividad económica en las mismas condiciones que el ciudadano de Polonia. Desaparece la obligación de presentar notificaciones de encomienda de trabajo.

• PESEL UKR actual en el día de presentación de la solicitud
• PESEL UKR actual al día 4 de junio de 2025
• estatus UKR ininterrumpidamente por al menos 365 días
• PESEL UKR actual en el día de emisión de la tarjeta por el voivoda (wojewoda)

Ciudadanos de Ucrania: qué rige hasta cuándo

Para personas que no pasen a la tarjeta CUKR, rigen los plazos resultantes de la ley de 26 de enero de 2026 sobre extinción de soluciones adoptadas tras el estallido de la guerra. La estancia sobre la base del número PESEL UKR es legal hasta el 4 de marzo de 2027, y el trabajo sobre la base de notificación posible hasta el 4 de marzo de 2029.

La propia notificación la presenta el empleador en 7 días desde el inicio del trabajo por el empleado. La siguiente notificación es requerida tras cada cambio de condiciones del contrato, de lo que las empresas olvidan con más frecuencia en subidas y cambios de puesto.

Los ciudadanos de Ucrania que se benefician de protección temporal y permanecen legalmente en Polonia pueden también ejecutar trabajo estacional sin permiso. Es una base separada, independiente de la notificación. Vale la pena sin embargo recordar el principio del inicio de este texto: la exención afecta al título de trabajo, no a la estancia. Cuando termine la base de estancia, la propia exención del permiso nada salva.

Qué documento para quién

En la práctica la mayoría de asuntos se reducen a varias situaciones repetibles. A continuación las más frecuentes, con la vía adecuada.

• Ciudadano de Ucrania con número PESEL UKR, ya en Polonia: notificación, y como destino tarjeta CUKR.
• Ciudadano de Armenia, Bielorrusia o Moldavia por varios meses: declaración de encomienda de trabajo (oświadczenie o powierzeniu pracy).
• Ciudadano de Georgia: desde 1 de diciembre de 2025 exclusivamente permiso de trabajo (zezwolenie na pracę).
• Ciudadano de estado fuera de la lista de declaración, justo llega: permiso de trabajo, luego visado nacional D en el consulado.
• Empleado ya en Polonia, el empleo ha de durar más: permiso de estancia temporal y trabajo ante el voivoda (wojewoda).
• Empleado con cinco años de estancia legal: permiso de estancia de residente a largo plazo UE.

Obligaciones del empleador antes del trabajo y en su transcurso

Antes de admitir al extranjero al trabajo hay que verificar el documento que confirma su estancia legal y guardar su copia. No basta la declaración del empleado ni la foto del documento enviada por mensajería: la verificación se realiza antes del primer día de trabajo, no después.

Durante el empleo las obligaciones no desaparecen. Las condiciones fácticas deben coincidir con lo declarado en la solicitud, y los cambios de puesto, dimensión de tiempo de trabajo o remuneración pueden requerir nuevo documento o notificación. Por separado se vigilan los plazos de validez y se activa la extensión con antelación.

Vale la pena separar dos roles en la empresa: quién físicamente verifica los documentos en la admisión y quién lleva el calendario de validez. Los controles чаще trafican en el lugar de contacto de estas dos tareas, cuando cada uno asume que lo hizo otro.

• verificación del título de estancia antes de la admisión al trabajo
• almacenamiento de copia del documento por el periodo de ejecución del trabajo
• concordancia de condiciones de empleo con el contenido de la solicitud
• notificación de cambios de condiciones, cuando las normas lo requieren
• calendario de validez de documentos y extensiones con antelación

Cuánto cuesta el error

La encomienda ilegal de trabajo a extranjero está amenazada con multa de 3000 a 50 000 zł. En actos cometidos intencionadamente y con cálculo el límite inferior sube a 6000 zł. El inspector de trabajo puede imponer multa en procedimiento de mandato hasta 10 000 zł.

Importa también el modo de imposición de la multa. Parte de las multas se imponen proporcionalmente al número de extranjeros a los que se encomendó trabajo con violación de las normas, por lo que en el empleo multipersonal las cantidades crecen múltiplemente.

A esto se añaden consecuencias que no se ven en el tarifador: paralización del trabajo del equipo, necesidad de completar documentos hacia atrás y pérdida del empleado, en cuya reclutamiento y llegada la empresa ya invirtió.

Cinco errores que se repiten con más frecuencia

El orden aquí no es casual: del más frecuente al más costoso.

• Trabajo solo sobre movimiento sin visado. La entrada sin visado da derecho de estancia, no derecho al trabajo.
• Pausa entre documentos. Varios días sin título válido ya son encomienda ilegal de trabajo.
• Cambio de condiciones sin notificación. Otro puesto u otra dimensión de tiempo de trabajo que en la solicitud.
• Cálculo del plazo desde la decisión. El inicio real es decisión más visado, si es necesario, más viaje.
• Confiar en documentos anteriores al 1 de junio de 2025, incluyendo en modelos de solicitud tipo A.

Dónde y cómo se presentan las solicitudes

Los asuntos laborales se llevan через praca.gov.pl: afecta esto a declaraciones de encomienda de trabajo, permisos de trabajo y notificaciones. Los asuntos de estancia, incluyendo la tarjeta CUKR, los gestiona el Módulo de Gestión de Asuntos llevado por la Oficina de Asuntos Extranjeros.

La电子化 eliminó las colas, pero no acortó el propio procedimiento. La legalización ocupa usualmente de 2 a 7 meses, dependiendo de la vía, nacionalidad y carga de la oficina concreta. A este tiempo hay que añadir el visado nacional, si el empleado justo llega, y el propio viaje.

Planificando la dotación, vale la pena contar hacia atrás: desde la fecha en que el empleado ha de estar en el puesto, через el viaje y visado, hasta la presentación de la solicitud. En el trabajo estacional este margen decide si el equipo llegará a tiempo para el inicio de la temporada.