Para el empleador

Outsourcing de personal y de procesos

Nos entregas un proceso definido junto con la gestión de las personas y la responsabilidad sobre el resultado. Facturamos por efecto, no por la presencia de personas en la planta.

En qué consiste

El outsourcing es la cesión del proceso, no el alquiler de personas

El outsourcing consiste en externalizar un proceso definido, por ejemplo la preparación de pedidos, el embalaje o una producción sencilla, junto con la organización del trabajo y la responsabilidad sobre el resultado. Nosotros reclutamos al equipo, le asignamos tareas, supervisamos mediante nuestros propios coordinadores y respondemos por los indicadores acordados. Tu empresa recibe el efecto del proceso, no las horas de trabajo de cada persona.

Esta diferencia no es cosmética. Si las personas formalmente prestan un servicio, pero en realidad obedecen a tus jefes de turno, la inspección considerará el outsourcing simulado con todas sus consecuencias. Por eso, antes del inicio determinamos dónde discurre exactamente la línea de mando y lo plasmamos en el contrato y en la organización diaria del trabajo.

  • Gestión del equipo por parte de la agencia de empleo (agencja zatrudnienia)
  • Liquidación por efecto o unidad de proceso
  • Recursos humanos, salarios y legalización fuera de tu empresa
  • Inscripción en el KRAZ, cuando la colaboración entre en el ámbito del trabajo temporal (praca tymczasowa)
Alcance del servicio

Qué asumimos junto con el proceso

El alcance lo definimos durante la auditoría. En el outsourcing, estos elementos están casi siempre de nuestro lado.

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Auditoría y separación del proceso

Analizamos qué fragmento de la operación puede separarse sin desgarrar tu organización. Definimos el alcance, los puntos de contacto y los indicadores sobre los que seremos liquidados. También asesoramos cuándo la separación no tiene sentido.

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Reclutamiento y legalización del equipo

Completamos el equipo para el proceso específico, desde Polonia y del extranjero. Para ciudadanos de terceros países gestionamos el procedimiento de declaración de encargo de trabajo (oświadczenie o powierzeniu pracy) o el permiso de trabajo (zezwolenie na pracę). La legalización dura de 2 a 7 meses, dependiendo de la vía y la ciudadanía.

03

Gestión del trabajo in situ

Nuestros coordinadores y capataces elaboran el horario, emiten órdenes y liquidan la ejecución de tareas. Es la condición de legalidad del outsourcing: los trabajadores dependen del ejecutor, no de tus superiores. Tu equipo habla con nuestro coordinador, no con cada trabajador individualmente.

04

Calidad e informes

Acordamos indicadores medibles de calidad y productividad así como la forma de reportarlos. Recibes el efecto del proceso y puedes cuestionar el lote que no cumple la norma. En el contrato también plasmamos las reglas de actuación ante un lote defectuoso y la división de costes de corrección, porque es la fuente más frecuente de disputas en la liquidación por efecto.

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Recursos humanos, salarios y cotizaciones

Contratamos a los trabajadores, calculamos los salarios, ingresamos las cotizaciones y llevamos la documentación. Tu empresa recibe una factura por el servicio, no una nómina. Las ausencias y la rotación en el equipo son nuestro problema organizativo.

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Alojamiento e idioma

Organizamos el alojamiento en un estándar atractivo e impartimos un curso de polaco y de lenguaje profesional. Cada trabajador cuenta con un coordinador desde el primer día.

Desarrollo

Cómo transferimos el proceso

De la auditoría a la primera liquidación. La etapa más larga suele ser la legalización, si construimos el equipo desde cero.

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Auditoría del proceso y cotización

Analizamos el desarrollo del trabajo, la productividad actual y los cuellos de botella. Necesitamos la especificación del proceso y acceso a los puestos. El resultado es una oferta con una tarifa por unidad de proceso y una lista de condiciones que debemos cumplir ambas partes.

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Contrato y límites de responsabilidad

Plasmamos el alcance del proceso separado, los indicadores, las reglas de recepción y la división de obligaciones. Determinamos claramente quién emite órdenes y quién responde de las máquinas, la infraestructura y las condiciones de la nave. Este documento es lo primero que solicita la inspección.

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Construcción del equipo

Reclutamos según los requisitos del proceso e iniciamos la legalización para los trabajadores extranjeros. Paralelamente preparamos a los coordinadores y el plan de implantación. En esta etapa definimos el calendario de inicio con las fechas administrativas.

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Puesta en marcha y asunción del mando

Introducimos el equipo en el tramo asignado y asumimos la organización del trabajo. Tu gente deja de dar órdenes directamente a los trabajadores, y las cuestiones corrientes las gestiona nuestro coordinador. Las primeras semanas sirven para alcanzar la norma acordada.

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Liquidación y correcciones

Reportamos los indicadores en el ciclo acordado y emitimos la factura por el proceso ejecutado. Ante un cambio de volumen, escalamos el equipo hacia arriba o hacia abajo. Si el proceso se desvía de la norma, corregimos la organización del trabajo por nuestra parte.

Marco legal

Qué determina si el outsourcing es legal

No lo determina el nombre del contrato, sino la forma en que el trabajo está realmente organizado.

  • Criterio decisivo: Quién realmente emite órdenes, organiza el tiempo de trabajo y controla su ejecución, no el contenido del contrato firmado.
  • Si la inspección lo cuestiona: El ZUS y la PIP pueden determinar una relación de trabajo con la empresa usuaria (pracodawca użytkownik) del servicio y trasladarle las obligaciones de pagador de cotizaciones junto con los atrasos e intereses.
  • Registro de agencias: KRAZ 75577
Adecuación

Cuándo el outsourcing es la solución adecuada

El outsourcing tiene sentido donde el proceso puede separarse y medirse. Donde no se puede, es más honesto elegir otra forma.

Funciona cuando

  • El proceso es repetible y puede describirse con un indicador medible
  • Quieres pagar por la unidad de trabajo ejecutada, no por la presencia de personas
  • Te interesa liberar a los directivos de la planta de la gestión del equipo ejecutor
  • El volumen cambia estacionalmente y necesitas un coste unitario constante

Será mejor otra cosa

  • Quieres dirigir tú mismo el trabajo de estas personas: eso es trabajo temporal, no outsourcing
  • Construyes tu propio equipo para años: eso son reclutamientos fijos
  • El proceso no se puede medir ni separar del resto de la producción: el outsourcing solo añadirá riesgo
  • Necesitas unas pocas personas durante dos semanas: el coste de implantación del proceso no se amortizará
FAQ

Preguntas de los empleadores sobre el outsourcing

Las dudas más frecuentes se refieren a la frontera entre el outsourcing y el trabajo temporal y las consecuencias de su traspaso.

¿En qué se diferencia el outsourcing del trabajo temporal?

En el trabajo temporal recibes trabajadores y tú mismo diriges su labor, mientras que la agencia sigue siendo su empleadora. En el outsourcing externalizas todo el proceso junto con la organización del trabajo y la responsabilidad sobre el resultado. La diferencia radica en el mando, no en cómo llamemos al contrato.

¿Cuándo se considerará el outsourcing simulado?

Cuando los trabajadores formalmente prestan un servicio, pero en realidad trabajan bajo el mando de tu empresa, y el rol del ejecutor se reduce al cálculo de salarios. De la evaluación decide el estado real de cosas: quién emite órdenes, elabora el horario y controla la ejecución.

¿Qué amenaza conlleva el outsourcing simulado?

El ZUS y la PIP pueden determinar que la relación de trabajo vincula a los trabajadores directamente con tu empresa. Entonces le recaen las obligaciones de pagador de cotizaciones por todo el período de colaboración, junto con los atrasos e intereses. El riesgo también lo asume el ejecutor del servicio.

¿Puedo dar órdenes a los trabajadores del ejecutor?

No en el ámbito de la organización del trabajo. Las observaciones y cambios las comunicas a nuestro coordinador, quien elabora el horario y distribuye las tareas. Puedes controlar el efecto, recibirlo y cuestionar lo que no cumple la norma. La excepción son las órdenes relativas a la seguridad en el recinto de la planta, para las que te faculta el art. 304 del Código de Trabajo (Kodeks pracy).

¿Quién responde de la seguridad en el trabajo?

Nosotros respondemos por la organización del trabajo del equipo y el equipamiento de los trabajadores. Por el estado de la nave, las máquinas y la infraestructura responde el propietario del recinto, es decir, tu empresa. De conformidad con el art. 304 del Código de Trabajo, el sujeto que organiza el trabajo en su propio terreno responde de las condiciones seguras también respecto de personas que no son sus trabajadores, y puede exigir el sometimiento a órdenes en materia de prevención de riesgos laborales. Por tanto, la reacción ante un peligro inmediato no invalida la construcción del outsourcing.

¿El ejecutor de outsourcing debe tener inscripción en el KRAZ?

El propio outsourcing del proceso es un servicio prestado con arreglo al Código Civil y no exige inscripción. La inscripción en el Registro Nacional de Agencias de Empleo (Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia) se vuelve necesaria cuando la colaboración se reduce a facilitar trabajadores bajo el mando del cliente, porque eso ya es trabajo temporal. JOBCEN tiene inscripción número 75577, por lo que puede realizar ambas formas legalmente.

¿Cuánto dura la puesta en marcha del proceso?

La propia auditoría y la definición de reglas suelen ocupar varias semanas. Si construimos el equipo desde cero con trabajadores extranjeros, del plazo de inicio decide la legalización, que dura de 2 a 7 meses. Con un equipo disponible en Polonia, el inicio es mucho más rápido.

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