§1. Kto jest administratorem Twoich danych
Administratorem danych osobowych jest PW MATYSART Michał Matysiak, ul. Warszawska 85/1, 26-617 Radom, REGON: 140583450, NIP: 7981427077. Działamy jako agencja zatrudnienia wpisana do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia (KRAZ 75577).
Świadczymy usługi pośrednictwa pracy, outsourcingu i leasingu pracowniczego. W tej polityce „Ty” to osoba odwiedzająca serwis lub kontaktująca się z nami, „My” to administrator. Stosujemy RODO (rozporządzenie 2016/679) oraz polskie przepisy o ochronie danych osobowych. Dane przechowujemy na zabezpieczonych serwerach, komunikacja jest szyfrowana SSL.
Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych. Wszystkie sprawy dotyczące przetwarzania danych osobowych prosimy kierować na adres e-mail wskazany powyżej oraz w sekcji „Twoje prawa” (§9).
§2. Jakie dane zbieramy
Zbieramy tylko dane, które sam(a) nam przekazujesz przez formularz kontaktowy lub e-mail:
- imię (i opcjonalnie nazwisko, jeśli podasz),
- adres e-mail,
- numer telefonu (opcjonalnie),
- informację czy jesteś kandydatem do pracy czy pracodawcą szukającym pracowników,
- treść wiadomości, którą do nas wysyłasz,
- adres IP oraz dane techniczne przeglądarki (zapisywane automatycznie ze względów bezpieczeństwa).
Od kandydata na konkretne stanowisko zbieramy wyłącznie dane wymienione w art. 22(1) §1 i §2 Kodeksu pracy (imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, kwalifikacje zawodowe) oraz dane niezbędne dla wymogów konkretnego stanowiska (np. uprawnienia branżowe). Nie wymagamy informacji o: zdrowiu, pochodzeniu rasowym lub etnicznym, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych, członkostwie w związkach zawodowych. Jeśli takie informacje znajdą się w CV przesłanym dobrowolnie, traktujemy je jako podane z inicjatywy kandydata i przetwarzamy na podstawie zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO).
§3. Po co przetwarzamy Twoje dane
- Aby odpowiedzieć na Twoje zapytanie i przedstawić ofertę pracy lub współpracy.
- Aby prowadzić proces rekrutacji (dopasowanie kandydata do pracodawcy).
- Aby wywiązać się z obowiązków prawnych jako agencja zatrudnienia (KRAZ 75577).
- Aby kontaktować się z Tobą telefonicznie lub mailowo w sprawie zgłoszenia.
- Aby zapewnić bezpieczeństwo serwisu (logi, IP).
§4. Podstawa prawna
- Wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – obsługa Twojego zgłoszenia, dopasowanie do oferty pracy, procedura rekrutacji.
- Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – wymogi wynikające z ustawy z 20 kwietnia 2004 o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (KRAZ), przepisy podatkowe, dokumentacja zatrudnienia, legalizacja pobytu i pracy cudzoziemców.
- Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – przechowywanie Twojego CV w naszej bazie talentowej do przyszłych procesów rekrutacyjnych (zgoda dobrowolna, do wycofania w każdej chwili).
- Nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – bezpieczeństwo serwisu, dochodzenie i obrona roszczeń, prowadzenie wewnętrznej dokumentacji rekrutacyjnej.
- Zgoda na dane szczególnej kategorii (art. 9 ust. 2 lit. a RODO) – jeśli z własnej inicjatywy podasz nam dane wrażliwe (np. informacja o niepełnosprawności w CV).
§5. Jak długo przechowujemy dane
- Dane z konkretnej rekrutacji (na konkretne stanowisko): przez czas trwania procesu + 6 miesięcy po jego zakończeniu (na potrzeby ewentualnych roszczeń).
- Dane w bazie talentowej do przyszłych rekrutacji (jeśli wyraziłeś odrębną zgodę): do 6 miesięcy od ostatniej aktywnej zgody lub aktualizacji Twoich danych. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili przez kontakt mailowy.
- Dane wymagane przepisami (umowy, faktury, dokumentacja legalizacyjna): przez okres wymagany prawem (zwykle 5 lat dla dokumentów księgowych, 50 lat dla akt osobowych przy zatrudnieniu).
- Logi serwera i adres IP: do 12 miesięcy.
Możesz w każdej chwili poprosić o wcześniejsze usunięcie danych – patrz §9.
§6. Komu udostępniamy dane
Nie sprzedajemy Twoich danych. Udostępniamy je wyłącznie zaufanym podmiotom, z którymi mamy podpisane umowy powierzenia lub które wynikają z obowiązków prawnych agencji zatrudnienia:
- Dostawcy hostingu i poczty e-mail (utrzymanie serwisu).
- Biuro księgowe (faktury, rozliczenia).
- System ATS (Applicant Tracking System) – jeśli używany w procesie rekrutacji.
- Platformy job-boardy (np. Pracuj.pl, OLX) – jeśli odpowiadasz na konkretną ofertę.
- Tłumacze przysięgli (legalizacja dokumentów kandydatów zagranicznych).
- Kancelarie prawne (sprawy pracownicze, legalizacja pobytu i pracy).
- Dostawcy SMS i telefonii (komunikacja z kandydatami).
- Klienci-pracodawcy końcowi – jako odrębni administratorzy po przekazaniu danych Twojej kandydatury, tylko za Twoją wiedzą i zgodą.
- Organy państwowe – gdy wymaga tego prawo: ZUS, NFZ, urząd skarbowy, Państwowa Inspekcja Pracy (PIP), Urząd Wojewódzki (zezwolenia na pracę), Urząd ds. Cudzoziemców (zezwolenia pobytowe), Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia (KRAZ).
§7. Pochodzenie danych i miejsce ich przetwarzania
Przyjmujemy zgłoszenia kandydatów z różnych krajów - w tym z Azji, Afryki, Mołdawii i Europy Wschodniej. Otrzymujemy je przez formularz na stronie, e-mail lub od naszych partnerów rekrutacyjnych w kraju pochodzenia kandydata.
Twoich danych nie przekazujemy poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Dane przetwarzamy w Polsce i Unii Europejskiej - serwery, hosting i nasi procesorzy znajdują się w EOG. Dostęp do danych mają wyłącznie nasi pracownicy w Polsce oraz zaufani polscy/unijni procesorzy (hosting, księgowość, kadry).
Sytuacja, w której Ty – jako kandydat z państwa poza EOG – przesyłasz nam swoje dane bezpośrednio (formularz, e-mail) z urządzenia znajdującego się w kraju swojego pobytu, nie stanowi transferu danych poza EOG w rozumieniu Rozdziału V RODO. Jako podmiot danych przekazujesz informacje administratorowi w Polsce, a my otrzymujemy je w EOG. Stanowisko to potwierdzają Wytyczne Europejskiej Rady Ochrony Danych 05/2021 dotyczące wzajemnego oddziaływania między art. 3 a Rozdziałem V RODO.
Jeśli kandydat przekazuje dane przez partnera rekrutacyjnego za granicą, to ten partner jest odrębnym administratorem swoich własnych zapisów i odpowiada za nie zgodnie z prawem swojego kraju. Do nas trafiają jedynie zgłoszenia kandydatów, którzy zgodzili się na kontakt z polską agencją.
Sytuacje wyjątkowe. W ramach koordynacji procesu rekrutacji może wystąpić potrzeba przekazania ograniczonego zakresu danych (np. statusu procesu, potwierdzenia tożsamości kandydata) do partnera rekrutacyjnego w kraju kandydata. W takim przypadku stosujemy odpowiednie zabezpieczenia z art. 46 RODO (Standardowe Klauzule Umowne Komisji Europejskiej 2021/914) lub działamy na podstawie wyjątku z art. 49 ust. 1 lit. a RODO (Twoja świadoma zgoda po pełnym poinformowaniu o ryzykach). Relacja z partnerem zagranicznym ma charakter administrator–administrator, każdy podmiot odpowiada za własne czynności przetwarzania.
§8. Pliki cookies
Strona używa wyłącznie plików cookies niezbędnych do działania serwisu (zapis Twojego wyboru w banerze cookies). Nie używamy cookies analitycznych, reklamowych ani remarketingowych. Nie prowadzimy profilowania reklamowego. Szczegóły znajdziesz w naszej Polityce cookies.
§9. Twoje prawa
W każdej chwili możesz:
- poprosić o dostęp do swoich danych i ich kopię,
- poprosić o sprostowanie błędnych danych,
- poprosić o usunięcie danych („prawo do bycia zapomnianym”),
- poprosić o ograniczenie przetwarzania,
- poprosić o przeniesienie danych do innego administratora,
- wycofać zgodę – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania,
- wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie.
Aby skorzystać z tych praw, napisz na: office@jobcen.pl.
Na Twoje żądanie odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 1 miesiąca od jego otrzymania. W szczególnie skomplikowanych sprawach możemy przedłużyć ten termin o kolejne 2 miesiące, informując Cię o tym z uzasadnieniem.
Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, tel. 22 531 03 00, www.uodo.gov.pl) lub do organu nadzorczego w państwie Twojego zwykłego pobytu (jeśli jesteś rezydentem UE/EOG).
§10. Bezpieczeństwo
Stosujemy adekwatne środki techniczne i organizacyjne: szyfrowanie SSL, kontrolę dostępu, kopie zapasowe, ograniczenie dostępu pracowników do danych „need to know”. W razie naruszenia ochrony danych poinformujemy odpowiednio organ nadzorczy i – jeśli to konieczne – Ciebie.
§11. Profilowanie i decyzje automatyczne
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO). Każdą decyzję o przedstawieniu Twojej kandydatury pracodawcy podejmuje człowiek – nasz konsultant rekrutacyjny.
§12. Dane otrzymane od osób trzecich
Jeśli Twoje dane otrzymaliśmy od naszego partnera rekrutacyjnego lub pracodawcy (a nie bezpośrednio od Ciebie), w ciągu miesiąca od ich pozyskania prześlemy Ci informację zgodnie z art. 14 RODO, chyba że już otrzymałeś od podmiotu przekazującego niezbędne informacje. Źródła danych: partnerzy rekrutacyjni w krajach pochodzenia kandydatów, klienci-pracodawcy, agencje zatrudnienia partnerskie, publiczne portale ofert pracy (z których odpowiadasz).
§1. Who is the controller of your data
The data controller is PW MATYSART Michał Matysiak, ul. Warszawska 85/1, 26-617 Radom, Poland, REGON: 140583450, NIP: 7981427077. We operate as a licensed employment agency entered in the Polish National Register of Employment Agencies (KRAZ 75577).
We provide job intermediation, workforce outsourcing and employee leasing services. In this policy, “You” means the person visiting the site or contacting us, “We” means the controller. We comply with GDPR (Regulation 2016/679) and Polish data protection law. Data is stored on secured servers, all communication uses SSL encryption.
We have not appointed a data protection officer. All matters concerning the processing of personal data should be sent to the e-mail address indicated above and in the “Your rights” section (§9).
§2. What data we collect
We only collect data you provide to us via the contact form or by email:
- first name (and optionally last name, if provided),
- email address,
- phone number (optional),
- whether you are a job candidate or an employer looking for workers,
- the content of the message you send us,
- IP address and basic browser technical data (collected automatically for security).
From a candidate for a specific position we collect only the data listed in Article 22(1) §1 and §2 of the Polish Labour Code (first name, surname, date of birth, contact details, education, employment history, professional qualifications) and data necessary for the requirements of the specific position (e.g. industry permits). We do not require information on: health, racial or ethnic origin, political views, religious beliefs, trade union membership. If such information appears in a CV submitted voluntarily, we treat it as provided on the candidate's own initiative and process it on the basis of consent (Art. 9(2)(a) GDPR).
§3. Why we process your data
- To answer your inquiry and present a job or cooperation offer.
- To run the recruitment process (matching candidates with employers).
- To meet our legal obligations as a licensed employment agency (KRAZ 75577).
- To contact you by phone or email regarding your inquiry.
- To keep the website secure (logs, IP).
§4. Legal basis
- Performance of a contract or pre-contract steps (Art. 6(1)(b) GDPR) – handling your application, matching you with a job offer, the recruitment procedure.
- Legal obligation (Art. 6(1)(c) GDPR) – requirements arising from the Polish Act of 20 April 2004 on the promotion of employment and labour market institutions (KRAZ), tax law, employment documentation, legalisation of stay and work of foreigners.
- Your consent (Art. 6(1)(a) GDPR) – storing your CV in our talent pool for future recruitment processes (voluntary consent, may be withdrawn at any time).
- Our legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR) – website security, pursuit and defence of legal claims, internal recruitment records.
- Consent for special category data (Art. 9(2)(a) GDPR) – if you voluntarily provide us with sensitive data (e.g. disability information in your CV).
§5. How long we keep your data
- Data from a specific recruitment (for a specific position): for the duration of the process + 6 months after its end (for the purposes of any potential claims).
- Data in the talent pool for future recruitment (if you gave separate consent): up to 6 months from the last active consent or update of your data. You may withdraw your consent at any time by email.
- Data required by law (contracts, invoices, legalisation documentation): for the period required by law (typically 5 years for accounting documents, 50 years for personnel files upon employment).
- Server logs and IP address: up to 12 months.
You can ask us to delete your data earlier at any time – see §9.
§6. Who we share data with
We do not sell your data. We share it only with trusted parties bound by data processing agreements or where required by the legal obligations of an employment agency:
- Hosting and email providers (technical maintenance).
- Accounting office (invoices, settlements).
- ATS (Applicant Tracking System) – if used in the recruitment process.
- Job-board platforms (e.g. Pracuj.pl, OLX) – if you respond to a specific offer.
- Sworn translators (legalisation of documents for foreign candidates).
- Law firms (employment matters, legalisation of stay and work).
- SMS and telephony providers (communication with candidates).
- End employer clients – as separate controllers after we forward your candidacy, only with your knowledge and consent.
- Public authorities – when required by law: ZUS (social insurance), NFZ (health fund), tax office, State Labour Inspectorate (PIP), Voivodeship Office (work permits), Office for Foreigners (residence permits), National Register of Employment Agencies (KRAZ).
§7. Origin of data and place of processing
We accept candidate applications from various countries, including Asia, Africa, Moldova and Eastern Europe. We receive them through the website form, by email, or from our recruitment partners in the candidate's country of origin.
We do not transfer your data outside the European Economic Area (EEA). Data is processed in Poland and the European Union - our servers, hosting and processors are located within the EEA. Access is limited to our staff in Poland and trusted Polish/EU processors (hosting, accounting, HR services).
A situation in which you – as a candidate from a country outside the EEA – send us your data directly (form, e-mail) from a device located in your country of residence does not constitute a transfer of data outside the EEA within the meaning of Chapter V GDPR. As the data subject, you transmit information to a controller in Poland, and we receive it within the EEA. This position is confirmed by the European Data Protection Board Guidelines 05/2021 on the interplay between Article 3 and Chapter V GDPR.
If a candidate submits data through a foreign recruitment partner, that partner is a separate controller of its own records and is responsible for them under the law of its own country. Only applications from candidates who agreed to be contacted by a Polish agency reach us.
Exceptional situations. As part of coordinating the recruitment process, there may be a need to transfer a limited scope of data (e.g. process status, candidate identity confirmation) to a recruitment partner in the candidate's country. In such cases we apply appropriate safeguards under Art. 46 GDPR (Standard Contractual Clauses of the European Commission 2021/914) or we act on the basis of the derogation in Art. 49(1)(a) GDPR (your informed consent after being fully informed of the risks). The relationship with the foreign partner is a controller–controller relationship, each entity being responsible for its own processing activities.
§8. Cookies
The site uses only necessary cookies required for the website to function (storing your choice in the cookie banner). We do not use analytics, advertising or remarketing cookies. We do not run advertising profiling. Details are in our Cookie Policy.
§9. Your rights
At any time you can:
- request access to your data and a copy,
- request correction of inaccurate data,
- request erasure (“right to be forgotten”),
- request restriction of processing,
- request data portability to another controller,
- withdraw consent – without affecting the lawfulness of processing before withdrawal,
- object to processing based on our legitimate interest.
To exercise these rights, write to: office@jobcen.pl.
We will respond to your request without undue delay and no later than within 1 month of its receipt. In particularly complex cases we may extend this period by a further 2 months, informing you with reasons.
You may lodge a complaint with the President of the Personal Data Protection Office (UODO) (ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw, Poland, tel. +48 22 531 03 00, www.uodo.gov.pl) or with the supervisory authority of your country of habitual residence (if you are a resident of the EU/EEA).
§10. Security
We use appropriate technical and organisational measures: SSL encryption, access control, backups, “need to know” access for employees. In the event of a data breach we will notify the supervisory authority and – if required – you.
§11. Profiling and automated decisions
We do not take decisions in relation to you based solely on automated processing, including profiling, which would produce legal effects or similarly significantly affect you (Art. 22 GDPR). Every decision to present your candidacy to an employer is taken by a human – our recruitment consultant.
§12. Data received from third parties
If we received your data from our recruitment partner or from an employer (and not directly from you), within one month of obtaining it we will send you information in accordance with Art. 14 GDPR, unless you have already received the necessary information from the disclosing entity. Sources of data: recruitment partners in the candidates' countries of origin, employer clients, partner employment agencies, public job-offer portals (where you reply to a posting).
§1. Кто является администратором ваших данных
Администратором персональных данных является PW MATYSART Michał Matysiak, ул. Варшавска 85/1, 26-617 Радом, Польша, REGON: 140583450, NIP: 7981427077. Мы работаем как лицензированное агентство занятости, внесённое в Государственный реестр агентств занятости Польши (KRAZ 75577).
Мы оказываем услуги посредничества в трудоустройстве, аутсорсинга и лизинга персонала. В настоящей политике «Вы» – это лицо, посещающее сайт или связывающееся с нами, «Мы» – администратор. Мы соблюдаем GDPR (Регламент 2016/679) и польское законодательство о защите персональных данных. Данные хранятся на защищённых серверах, связь зашифрована по SSL.
Мы не назначали инспектора по защите данных. Все вопросы, касающиеся обработки персональных данных, направляйте на адрес электронной почты, указанный выше и в разделе «Ваши права» (§9).
§2. Какие данные мы собираем
Мы собираем только те данные, которые вы сами передаёте нам через контактную форму или по электронной почте:
- имя (и при желании фамилия, если укажете),
- адрес электронной почты,
- номер телефона (по желанию),
- сведения о том, являетесь ли вы кандидатом на работу или работодателем, ищущим работников,
- содержание сообщения, которое вы нам отправляете,
- IP-адрес и базовые технические данные браузера (фиксируются автоматически в целях безопасности).
От кандидата на конкретную должность мы собираем исключительно данные, перечисленные в ст. 22(1) §1 и §2 Трудового кодекса Польши (имя, фамилия, дата рождения, контактные данные, образование, история трудовой деятельности, профессиональные квалификации), а также данные, необходимые для конкретной должности (например, отраслевые допуски). Мы не запрашиваем сведений о здоровье, расовом или этническом происхождении, политических взглядах, религиозных убеждениях, членстве в профсоюзах. Если такая информация окажется в резюме, переданном добровольно, мы рассматриваем её как предоставленную по инициативе кандидата и обрабатываем на основании согласия (ст. 9(2)(a) GDPR).
§3. Для чего мы обрабатываем ваши данные
- Чтобы ответить на ваш запрос и предложить работу или сотрудничество.
- Чтобы проводить процесс подбора (сопоставление кандидата и работодателя).
- Чтобы выполнять обязанности лицензированного агентства занятости (KRAZ 75577).
- Чтобы связываться с вами по телефону или электронной почте по поводу вашего обращения.
- Чтобы обеспечивать безопасность сайта (логи, IP).
§4. Правовое основание
- Исполнение договора или действия до его заключения (ст. 6(1)(b) GDPR) – обработка вашего обращения, подбор подходящего предложения о работе, рекрутинговая процедура.
- Юридическая обязанность (ст. 6(1)(c) GDPR) – требования, вытекающие из Закона от 20 апреля 2004 г. о содействии занятости и институтах рынка труда (KRAZ), налоговое законодательство, трудовая документация, легализация пребывания и работы иностранцев.
- Ваше согласие (ст. 6(1)(a) GDPR) – хранение вашего резюме в нашей базе талантов для будущих процессов подбора (добровольное согласие, может быть отозвано в любой момент).
- Наш законный интерес (ст. 6(1)(f) GDPR) – безопасность сайта, предъявление и защита претензий, ведение внутренней рекрутинговой документации.
- Согласие на специальные категории данных (ст. 9(2)(a) GDPR) – если вы по собственной инициативе сообщите нам чувствительные данные (например, сведения об инвалидности в резюме).
§5. Сколько мы храним данные
- Данные конкретного процесса подбора (на конкретную должность): на время процесса + 6 месяцев после его завершения (для возможных претензий).
- Данные в базе талантов для будущего подбора (если вы дали отдельное согласие): до 6 месяцев с момента последнего активного согласия или обновления ваших данных. Согласие можно отозвать в любое время по электронной почте.
- Данные, требуемые законом (договоры, счета, документация по легализации): в течение срока, установленного законом (обычно 5 лет для бухгалтерских документов, 50 лет для личных дел при трудоустройстве).
- Логи сервера и IP-адрес: до 12 месяцев.
Вы можете в любой момент попросить удалить данные раньше – см. §9.
§6. Кому мы передаём данные
Мы не продаём ваши данные. Мы передаём их только доверенным сторонам, с которыми заключены соглашения об обработке, либо когда это вытекает из правовых обязанностей агентства занятости:
- поставщики хостинга и электронной почты (техническое обслуживание),
- бухгалтерия (счета, расчёты),
- система ATS (Applicant Tracking System) – если используется в процессе подбора,
- порталы вакансий (например, Pracuj.pl, OLX) – если вы откликаетесь на конкретное предложение,
- присяжные переводчики (легализация документов иностранных кандидатов),
- юридические бюро (трудовые дела, легализация пребывания и работы),
- поставщики SMS и телефонной связи (коммуникация с кандидатами),
- работодатели-клиенты – как отдельные администраторы после передачи вашей кандидатуры, только с вашего ведома и согласия,
- государственные органы – когда это требуется по закону: ZUS (соцстрах), NFZ (фонд здравоохранения), налоговая служба, Государственная инспекция труда (PIP), Воеводское управление (разрешения на работу), Управление по делам иностранцев (разрешения на пребывание), Государственный реестр агентств занятости (KRAZ).
§7. Происхождение данных и место их обработки
Мы принимаем заявки кандидатов из разных стран – в том числе из Азии, Африки, Молдовы и Восточной Европы. Заявки поступают через форму на сайте, по электронной почте или от наших партнёров по подбору в стране происхождения кандидата.
Мы не передаём ваши данные за пределы Европейской экономической зоны (ЕЭП). Данные обрабатываются в Польше и Европейском союзе – наши серверы, хостинг и процессоры находятся в ЕЭП. Доступ имеют только наши сотрудники в Польше и доверенные польские/европейские процессоры (хостинг, бухгалтерия, кадровое обслуживание).
Ситуация, когда вы – как кандидат из страны за пределами ЕЭП – направляете нам свои данные напрямую (форма, электронная почта) с устройства, находящегося в стране вашего пребывания, не является передачей данных за пределы ЕЭП в значении Главы V GDPR. Как субъект данных вы передаёте сведения администратору в Польше, а мы получаем их в ЕЭП. Эту позицию подтверждают Рекомендации Европейского совета по защите данных 05/2021 о взаимодействии между ст. 3 и Главой V GDPR.
Если кандидат передаёт данные через зарубежного партнёра по подбору, этот партнёр является отдельным администратором своих записей и несёт ответственность за них в соответствии с законодательством своей страны. К нам поступают только заявки кандидатов, согласившихся на контакт с польским агентством.
Исключительные ситуации. В рамках координации процесса подбора может потребоваться передача ограниченного объёма данных (например, статуса процесса, подтверждения личности кандидата) партнёру по подбору в стране кандидата. В таком случае мы применяем надлежащие гарантии по ст. 46 GDPR (Стандартные договорные условия Европейской комиссии 2021/914) или действуем на основании исключения из ст. 49(1)(a) GDPR (ваше осознанное согласие после полного информирования о рисках). Отношения с зарубежным партнёром имеют характер «администратор – администратор», каждая сторона несёт ответственность за собственные операции обработки.
§8. Файлы cookie
Сайт использует исключительно необходимые файлы cookie, требующиеся для работы сервиса (хранение вашего выбора в баннере cookie). Мы не используем аналитические, рекламные или ремаркетинговые cookie. Мы не ведём рекламное профилирование. Подробности – в нашей Политике cookies.
§9. Ваши права
В любой момент вы можете:
- запросить доступ к своим данным и их копию,
- запросить исправление неточных данных,
- запросить удаление данных («право на забвение»),
- запросить ограничение обработки,
- запросить перенос данных другому администратору,
- отозвать согласие – без влияния на правомерность обработки до отзыва,
- возразить против обработки на основании нашего законного интереса.
Чтобы воспользоваться этими правами, напишите на: office@jobcen.pl.
Мы ответим на ваш запрос без неоправданной задержки, не позднее чем в течение 1 месяца с момента его получения. В особо сложных случаях мы можем продлить этот срок ещё на 2 месяца, проинформировав вас об этом с обоснованием.
Вы можете подать жалобу Президенту Управления по защите персональных данных (UODO) (ул. Ставки 2, 00-193 Варшава, Польша, тел. +48 22 531 03 00, www.uodo.gov.pl) или в надзорный орган страны вашего обычного пребывания (если вы являетесь резидентом ЕС/ЕЭП).
§10. Безопасность
Мы применяем надлежащие технические и организационные меры: шифрование SSL, контроль доступа, резервные копии, доступ сотрудников по принципу «need to know». В случае нарушения защиты данных мы уведомим надзорный орган и – если это требуется – вас.
§11. Профилирование и автоматические решения
В отношении вас мы не принимаем решений, основанных исключительно на автоматизированной обработке, в том числе профилировании, которые порождали бы для вас юридические последствия или иным аналогичным образом существенно на вас влияли (ст. 22 GDPR). Каждое решение о представлении вашей кандидатуры работодателю принимает человек – наш консультант по подбору персонала.
§12. Данные, полученные от третьих лиц
Если ваши данные мы получили от нашего партнёра по подбору или от работодателя (а не напрямую от вас), в течение месяца с момента их получения мы направим вам информацию в соответствии со ст. 14 GDPR, если только вы уже не получили необходимые сведения от передающего субъекта. Источники данных: партнёры по подбору в странах происхождения кандидатов, работодатели-клиенты, партнёрские агентства занятости, публичные порталы вакансий (на которые вы откликаетесь).
Переклад. У разі розбіжностей між мовними версіями чинною є польська версія цього документа.
§1. Хто є адміністратором Ваших даних
Адміністратором персональних даних є PW MATYSART Michał Matysiak, ul. Warszawska 85/1, 26-617 Radom, REGON: 140583450, NIP: 7981427077. Ми діємо як агентство працевлаштування, внесене до Державного реєстру агентств працевлаштування (Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia - KRAZ 75577).
Ми надаємо послуги з посередництва у працевлаштуванні, аутсорсингу та лізингу персоналу. У цій політиці «Ви» — це особа, яка відвідує вебсайт або контактує з нами, «Ми» — це адміністратор. Ми застосовуємо GDPR (RODO / rozporządzenie 2016/679) та польські приписи про захист персональних даних. Дані зберігаються на захищених серверах, зв'язок зашифровано за допомогою SSL.
Ми не призначали інспектора з захисту даних. З усіх питань, що стосуються обробки персональних даних, звертайтеся, будь ласка, на електронну адресу, вказану вище та в розділі «Ваші права» (§9).
§2. Які дані ми збираємо
Ми збираємо лише ті дані, які Ви самостійно надаєте нам через контактну форму або електронну пошту:
- ім'я (та за бажанням прізвище, якщо Ви його вкажете),
- адреса електронної пошти,
- номер телефону (за бажанням),
- інформацію про те, чи є Ви кандидатом на роботу, чи роботодавцем, який шукає працівників,
- вміст повідомлення, яке Ви нам надсилаєте,
- IP-адреса та технічні дані браузера (записуються автоматично з міркувань безпеки).
Від кандидата на конкретну посаду ми збираємо виключно дані, зазначені в ст. 22(1) §1 і §2 Трудового кодексу (Kodeks pracy) (ім'я, прізвище, дата народження, контактні дані, освіта, історія попереднього працевлаштування, професійна кваліфікація), а також дані, необхідні для вимог конкретної посади (наприклад, галузеві дозволи/кваліфікації). Ми не вимагаємо інформації про: стан здоров'я, расове або етнічне походження, політичні погляди, релігійні переконання, членство в професійних спілках. Якщо така інформація буде міститися у CV, надісланому добровільно, ми розглядаємо її як надану за ініціативою кандидата та обробляємо на підставі згоди (ст. 9 ч. 2 літ. a GDPR).
§3. Для чого ми обробляємо Ваші дані
- Щоб відповісти на Ваше звернення та надати пропозицію роботи або співпраці.
- Щоб здійснювати процес рекрутації (підбір кандидата для роботодавця).
- Щоб виконувати юридичні обов'язки як агентство працевлаштування (KRAZ 75577).
- Щоб контактувати з Вами за допомогою телефону або електронної пошти щодо заявки.
- Щоб забезпечити безпеку вебсайту (логи, IP).
§4. Правова підстава
- Виконання договору або вжиття заходів до його укладення (ст. 6 ч. 1 літ. b GDPR) — обробка Вашої заявки, підбір пропозиції роботи, процедура рекрутації.
- Юридичний обов'язок (ст. 6 ч. 1 літ. c GDPR) — вимоги, що випливають із Закону від 20 квітня 2004 року про сприяння зайнятості та установи ринку праці (ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy) (KRAZ), податкові приписи, документація щодо працевлаштування, легалізація перебування та праці іноземців.
- Ваша згода (ст. 6 ч. 1 літ. a GDPR) — збереження Вашого CV у нашій базі талантів для майбутніх процесів рекрутації (згода є добровільною, її можна відкликати в будь-який момент).
- Наш законний інтерес (ст. 6 ч. 1 літ. f GDPR) — безпека вебсайту, пред'явлення та захист від вимог/позовів, ведення внутрішньої рекрутаційної документації.
- Згода на обробку даних особливих категорій (ст. 9 ч. 2 літ. a GDPR) — якщо за власною ініціативою Ви надасте нам чутливі дані (наприклад, інформацію про інвалідність у CV).
§5. Як довго ми зберігаємо дані
- Дані з конкретної рекрутації (на конкретну посаду): протягом тривалості процесу + 6 місяців після його завершення (для потреб можливих вимог/позовів).
- Дані в базі талантів для майбутніх рекрутацій (якщо Ви надали окрему згоду): до 6 місяців від останньої активної згоди або оновлення Ваших даних. Ви можете відкликати згоду в будь-який момент, зв'язавшись з нами електронною поштою.
- Дані, вимагані приписами права (договори, рахунки-фактури, легалізаційна документація): протягом періоду, вимаганого законодавством (зазвичай 5 років для бухгалтерських документів, 50 років для особових справ при працевлаштуванні).
- Логи сервера та IP-адреса: до 12 місяців.
Ви можете в будь-який момент попросити про дострокове видалення даних — див. §9.
§6. Кому ми надаємо доступ до даних
Ми не продаємо Ваші дані. Ми надаємо до них доступ виключно надійним суб'єктам, з якими укладено договори про доручення обробки даних, або коли це випливає з юридичних обов'язків агентства працевлаштування:
- Постачальники хостингу та електронної пошти (підтримка роботи вебсайту).
- Бухгалтерське бюро (рахунки-фактури, розрахунки).
- Система ATS (Applicant Tracking System) — якщо вона використовується в процесі рекрутації.
- Платформи з пошуку роботи (наприклад, Pracuj.pl, OLX) — якщо Ви відгукуєтеся на конкретну вакансію.
- Присяжні перекладачі (легалізація документів іноземних кандидатів).
- Юридичні компанії/канцелярії (трудові справи, легалізація перебування та праці).
- Постачальники послуг SMS та телефонного зв'язку (комунікація з кандидатами).
- Клієнти-кінцеві роботодавці — як окремі адміністратори після передачі даних Вашої кандидатури, лише за Вашим відома та згодою.
- Державні органи — коли цього вимагає закон: ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych), NFZ (Narodowy Fundusz Zdrowia), податкова інспекція (urząd skarbowy), Державна інспекція праці (Państwowa Inspekcja Pracy - PIP), Воєводське управління (Urząd Wojewódzki) (дозволи на роботу), Управління у справах іноземців (Urząd ds. Cudzoziemców) (дозволи на проживання), Державний реєстр агентств працевлаштування (Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia - KRAZ).
§7. Походження даних та місце їх обробки
Ми приймаємо заявки кандидатів із різних країн — у тому числі з Азії, Африки, Молдови та Східної Європи. Ми отримуємо їх через форму на сайті, електронну пошту або від наших рекрутаційних партнерів у країні походження кандидата.
Ми не передаємо Ваші дані за межі Європейської економічної зони (EOG). Дані обробляються у Польщі та Європейському Союзі — сервери, хостинг та наші обробники (процесори) розташовані в EOG. Доступ до даних мають виключно наші працівники у Польщі та надійні польські/європейські обробники (хостинг, бухгалтерія, кадри).
Ситуація, в якій Ви — як кандидат із країни поза EOG — надсилаєте нам свої дані безпосередньо (форма, електронна пошта) з пристрою, розташованого в країні Вашого перебування, не становить передачі даних за межі EOG у розумінні Розділу V GDPR. Як суб'єкт даних Ви передаєте інформацію адміністратору в Польщі, а ми отримуємо її в EOG. Цю позицію підтверджують Настанови Європейської ради з захисту даних 05/2021 щодо взаємодії між ст. 3 та Розділом V GDPR.
Якщо кандидат передає дані через рекрутаційного партнера за кордоном, цей партнер є окремим адміністратором своїх власних записів і відповідає за них відповідно до законодавства своєї країни. До нас надходять лише заявки кандидатів, які надали згоду на контакт із польським агентством.
Виняткові ситуації. У межах координації процесу рекрутації може виникнути потреба передачі обмеженого обсягу даних (наприклад, статусу процесу, підтвердження особи кандидата) рекрутаційному партнеру в країні кандидата. У такому разі ми застосовуємо відповідні заходи безпеки згідно зі ст. 46 GDPR (Стандартні договірні клаузули Європейської Комісії 2021/914) або діємо на підставі винятку зі ст. 49 ч. 1 літ. a GDPR (Ваша усвідомлена згода після повного інформування про ризики). Взаємовідносини з іноземним партнером мають характер «адміністратор–адміністратор», кожен суб'єкт відповідає за власні операції з обробки.
§8. Файли cookies
Сайт використовує виключно файли cookies, необхідні для функціонування сервісу (збереження Вашого вибору в банері cookies). Ми не використовуємо аналітичні, рекламні або ремаркетингові файли cookies. Ми не здійснюємо рекламного профілювання. Детальнішу інформацію Ви знайдете у нашій Політиці щодо cookies.
§9. Ваші права
У будь-який момент Ви можете:
- попросити доступ до своїх даних та отримати їхню копію,
- попросити про виправлення неточних даних,
- попросити про видалення даних («право бути забутим»),
- попросити про обмеження обробки,
- попросити про перенесення даних до іншого адміністратора,
- відкликати згоду — без впливу на законність обробки, здійсненої до її відкликання,
- подати заперечення проти обробки, що ґрунтується на нашому законному інтересі.
Щоб скористатися цими правами, напишіть на адресу: office@jobcen.pl.
На Вашу вимогу ми відповімо без невиправданої затримки, не пізніше ніж протягом 1 місяця з моменту її отримання. У особливо складних випадках ми можемо продовжити цей термін ще на 2 місяці, повідомивши Вас про це з наданням обґрунтування.
Ви можете подати скаргу Голові Управління з захисту персональних даних (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych - UODO) (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, tel. 22 531 03 00, www.uodo.gov.pl) або до контролюючого органу в державі Вашого звичайного проживання (якщо Ви є резидентом ЄС/EOG).
§10. Безпека
Ми застосовуємо адекватні технічні та організаційні заходи: шифрування SSL, контроль доступу, резервне копіювання, обмеження доступу працівників до даних за принципом «службової необхідності» (need to know). У разі порушення захисту даних ми належним чином повідомимо контролюючий орган та — якщо це необхідно — Вас.
§11. Профілювання та автоматизовані рішення
Ми не приймаємо щодо Вас рішень, що ґрунтуються виключно на автоматизованій обробці, включаючи профілювання, які спричиняли б юридичні наслідки або подібним чином істотно впливали б на Вас (ст. 22 GDPR). Кожне рішення про надання Вашої кандидатури роботодавцю приймає людина — наш консультант із рекрутації.
§12. Дані, отримані від третіх осіб
Якщо Ваші дані ми отримали від нашого рекрутаційного партнера або роботодавця (а не безпосередньо від Вас), протягом місяця з моменту їх отримання ми надішлемо Вам інформацію відповідно до ст. 14 GDPR, хіба що Ви вже отримали необхідну інформацію від суб'єкта, який їх передав. Джерела даних: рекрутаційні партнери у країнах походження кандидатів, клієнти-роботодавці, партнерські агентства працевлаштування, публічні портали вакансій (з яких Ви відгукуєтеся).
Traducción. En caso de discrepancia entre las versiones lingüísticas, prevalece la versión polaca de este documento.
§1. Quién es el administrador de sus datos
El administrador de datos personales es PW MATYSART Michał Matysiak, ul. Warszawska 85/1, 26-617 Radom, REGON: 140583450, NIP: 7981427077. Actuamos como agencia de empleo inscrita en el Registro Nacional de Agencias de Empleo (Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia, KRAZ 75577).
Prestamos servicios de intermediación laboral, outsourcing y leasing de personal. En esta política, «Usted» es la persona que visita el sitio o se pone en contacto con nosotros, «Nosotros» es el administrador. Aplicamos el RGPD (RODO / Reglamento 2016/679) y la normativa polaca sobre protección de datos personales. Los datos se almacenan en servidores protegidos; la comunicación está cifrada mediante SSL.
No hemos designado un delegado de protección de datos. Rogamos dirigir todos los asuntos relativos al tratamiento de datos personales a la dirección de correo electrónico indicada anteriormente, así como en la sección «Sus derechos» (§9).
§2. Qué datos recopilamos
Recopilamos únicamente los datos que usted mismo(a) nos proporciona a través del formulario de contacto o del correo electrónico:
- nombre (y, de manera opcional, apellido, si lo proporciona),
- dirección de correo electrónico,
- número de teléfono (opcional),
- información sobre si es usted candidato(a) a un empleo o un empleador que busca trabajadores,
- contenido del mensaje que nos envía,
- dirección IP y datos técnicos del navegador (registrados automáticamente por motivos de seguridad).
Del candidato(a) a un puesto específico recopilamos exclusivamente los datos mencionados en el art. 22(1) §1 y §2 del Código de Trabajo (Kodeks pracy) (nombre, apellido, fecha de nacimiento, datos de contacto, formación, historial de empleo anterior, calificaciones profesionales), así como los datos necesarios para los requisitos del puesto específico (p. ej., licencias sectoriales). No exigimos información sobre: salud, origen racial o étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, ni afiliación sindical. Si dichas informaciones aparecen en el currículum vitae enviado voluntariamente, las consideramos proporcionadas por iniciativa del candidato y las tratamos sobre la base del consentimiento (art. 9 apartado 2 letra a del RGPD).
§3. Para qué tratamos sus datos
- Para responder a su consulta y presentarle una oferta de empleo o de colaboración.
- Para llevar a cabo el proceso de selección (selección del candidato para el empleador).
- Para cumplir con las obligaciones legales como agencia de empleo (KRAZ 75577).
- Para ponerse en contacto con usted telefónicamente o por correo electrónico en relación con la solicitud.
- Para garantizar la seguridad del sitio (registros, IP).
§4. Base jurídica
- Ejecución de un contrato o actuaciones previas a su celebración (art. 6 apartado 1 letra b del RGPD) – atención de su solicitud, selección para una oferta de empleo, procedimiento de reclutamiento.
- Obligación legal (art. 6 apartado 1 letra c del RGPD) – requisitos derivados de la Ley de 20 de abril de 2004 sobre la Promoción del Empleo y las Instituciones del Mercado Laboral (ustawa z 20 kwietnia 2004 o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy) (KRAZ), normativa tributaria, documentación de empleo, legalización de estancia y trabajo de extranjeros.
- Su consentimiento (art. 6 apartado 1 letra a del RGPD) – conservación de su currículum vitae en nuestra base de talentos para futuros procesos de reclutamiento (consentimiento voluntario, susceptible de revocación en cualquier momento).
- Nuestro interés legítimo (art. 6 apartado 1 letra f del RGPD) – seguridad del sitio, investigación y defensa de reclamaciones, mantenimiento de la documentación interna de reclutamiento.
- Consentimiento para datos de categoría especial (art. 9 apartado 2 letra a del RGPD) – si de su propia iniciativa nos proporciona datos sensibles (p. ej., información sobre discapacidad en el currículum vitae).
§5. Cuánto tiempo conservamos los datos
- Datos de una selección específica (para un puesto específico): durante el tiempo que dure el proceso + 6 meses después de su finalización (para atender eventuales reclamaciones).
- Datos en la base de talentos para futuras selecciones (si ha otorgado su consentimiento expreso): hasta 6 meses desde el último consentimiento activo o actualización de sus datos. Puede revocar su consentimiento en cualquier momento mediante contacto por correo electrónico.
- Datos exigidos por la normativa (contratos, facturas, documentación de legalización): durante el período exigido por la ley (habitualmente 5 años para documentos contables, 50 años para expedientes personales en caso de empleo).
- Registros del servidor y dirección IP: hasta 12 meses.
Puede solicitar en cualquier momento la eliminación anticipada de sus datos – véase §9.
§6. A quién facilitamos los datos
No vendemos sus datos. Los facilitamos exclusivamente a entidades de confianza con las que tenemos suscritos contratos de encargo o que derivan de obligaciones legales de la agencia de empleo:
- Proveedores de hosting y correo electrónico (mantenimiento del sitio).
- Despacho de contabilidad (facturas, liquidaciones).
- Sistema ATS (Applicant Tracking System) – si se utiliza en el proceso de reclutamiento.
- Plataformas de ofertas de empleo (p. ej., Pracuj.pl, OLX) – si responde a una oferta específica.
- Traductores jurados (legalización de documentos de candidatos extranjeros).
- Bufetes jurídicos (asuntos laborales, legalización de estancia y trabajo).
- Proveedores de SMS y telefonía (comunicación con los candidatos).
- Clientes empleadores finales – como administradores independientes tras la cesión de los datos de su candidatura, únicamente con su conocimiento y consentimiento.
- Órganos estatales – cuando lo exija la ley: ZUS, NFZ, administración tributaria (urząd skarbowy), Inspección Laboral Estatal (Państwowa Inspekcja Pracy, PIP), Oficina del Voivodato (Urząd Wojewódzki) (permisos de trabajo), Oficina para Extranjeros (Urząd ds. Cudzoziemców) (permisos de residencia), Registro Nacional de Agencias de Empleo (Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia, KRAZ).
§7. Origen de los datos y lugar de su tratamiento
Recibimos solicitudes de candidatos de diversos países – incluidos Asia, África, Moldavia y Europa del Este. Las recibimos a través del formulario en el sitio, correo electrónico o de nuestros socios de reclutamiento en el país de origen del candidato.
Sus datos no se transfieren fuera del Espacio Económico Europeo (EOG). Los datos se tratan en Polonia y en la Unión Europea; los servidores, el hosting y nuestros encargados del tratamiento se encuentran en el EOG. El acceso a los datos lo tienen exclusivamente nuestros empleados en Polonia y encargados de confianza polacos o de la UE (hosting, contabilidad, recursos humanos).
La situación en la que usted – como candidato de un país fuera del EOG – nos envía sus datos directamente (formulario, correo electrónico) desde un dispositivo ubicado en el país de su residencia, no constituye una transferencia de datos fuera del EOG a efectos del Capítulo V del RGPD. Como titular de los datos, usted proporciona la información al administrador en Polonia, y nosotros la recibimos en el EOG. Esta posición es confirmada por las Directrices del Consejo Europeo de Protección de Datos 05/2021 sobre la interacción entre el art. 3 y el Capítulo V del RGPD.
Si el candidato transmite los datos a través de un socio de reclutamiento en el extranjero, dicho socio es un administrador independiente de sus propios registros y responde de ellos conforme a la legislación de su país. A nosotros llegan únicamente las solicitudes de candidatos que han consentido el contacto con la agencia polaca.
Situaciones excepcionales. En el marco de la coordinación del proceso de reclutamiento, puede surgir la necesidad de transferir un alcance limitado de datos (p. ej., estado del proceso, confirmación de la identidad del candidato) al socio de reclutamiento en el país del candidato. En tal caso, aplicamos las salvaguardias pertinentes del art. 46 del RGPD (Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea 2021/914) o actuamos sobre la base de la excepción del art. 49 apartado 1 letra a del RGPD (su consentimiento informado tras haber sido debidamente informado(a) de los riesgos). La relación con el socio extranjero tiene carácter de administrador–administrador; cada entidad responde de sus propias actividades de tratamiento.
§8. Archivos cookies
El sitio utiliza exclusivamente archivos cookies esenciales para el funcionamiento del servicio (registro de su elección en el banner de cookies). No utilizamos cookies analíticos, publicitarios ni de remarketing. No realizamos perfilamiento publicitario. Encontrará detalles en nuestra Política de cookies.
§9. Sus derechos
En cualquier momento puede:
- solicitar el acceso a sus datos y una copia de los mismos,
- solicitar la rectificación de datos erróneos,
- solicitar la supresión de sus datos («derecho a ser olvidado»),
- solicitar la limitación del tratamiento,
- solicitar la portabilidad de los datos a otro administrador,
- revocar el consentimiento – sin que ello afecte a la licitud del tratamiento realizado antes de la revocación,
- formular objeciones al tratamiento basado en nuestro interés legítimo.
Para ejercer estos derechos, escriba a: office@jobcen.pl.
A su solicitud, responderemos sin demora indebida, a más tardar en el plazo de 1 mes desde su recepción. En asuntos particularmente complejos, podemos prorrogar dicho plazo por 2 meses adicionales, informándole de ello con la correspondiente justificación.
Podrá presentar una queja ante el Presidente de la Oficina de Protección de Datos Personales (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, tel. 22 531 03 00, www.uodo.gov.pl) o ante la autoridad de control en el país de su residencia habitual (si es residente de la UE/EOG).
§10. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas: cifrado SSL, control de acceso, copias de seguridad, restricción del acceso de los empleados a los datos «need to know». En caso de violación de la protección de datos, informaremos a la autoridad de control correspondiente y – si es necesario – a usted.
§11. Perfilamiento y decisiones automáticas
No adoptamos decisiones respecto de usted basadas exclusivamente en el tratamiento automatizado, incluido el perfilamiento, que produzcan efectos jurídicos o le afecten de manera significativa de forma similar (art. 22 del RGPD). Cada decisión sobre la presentación de su candidatura al empleador es adoptada por una persona: nuestro consultor de reclutamiento.
§12. Datos recibidos de terceros
Si hemos recibido sus datos de nuestro socio de reclutamiento o del empleador (y no directamente de usted), en el plazo de un mes desde su obtención le enviaremos la información conforme al art. 14 del RGPD, a menos que ya haya recibido de la entidad cedente la información necesaria. Fuentes de datos: socios de reclutamiento en los países de origen de los candidatos, clientes empleadores, agencias de empleo asociadas, portales públicos de ofertas de empleo (a los que usted responde).
Traduction. En cas de divergence entre les versions linguistiques, la version polonaise de ce document fait foi.
§1. Qui est le responsable du traitement de vos données
Le responsable du traitement des données à caractère personnel est PW MATYSART Michał Matysiak, ul. Warszawska 85/1, 26-617 Radom, REGON : 140583450, NIP : 7981427077. Nous exerçons nos activités en tant qu'agence d'emploi inscrite au Registre national des agences d'emploi (Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia - KRAZ 75577).
Nous fournissons des services de placement, d'externalisation et de mise à disposition de personnel. Dans la présente politique, « Vous » désigne la personne visitant le site web ou prenant contact avec nous, « Nous » désigne le responsable du traitement. Nous appliquons le RODO (règlement 2016/679) ainsi que la réglementation polonaise relative à la protection des données à caractère personnel. Nous conservons les données sur des serveurs sécurisés, la communication étant cryptée SSL.
Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données. Toutes les questions concernant le traitement des données à caractère personnel doivent être adressées à l'adresse e-mail indiquée ci-dessus ainsi que dans la section « Vos droits » (§9).
§2. Quelles données collectons-nous
Nous ne collectons que les données que vous nous transmettez vous-même via le formulaire de contact ou par e-mail :
- le prénom (et facultativement le nom de famille, si vous le fournissez),
- l'adresse e-mail,
- le numéro de téléphone (facultatif),
- l'information indiquant si vous êtes un candidat à l'emploi ou un employeur à la recherche d'employés,
- le contenu du message que vous nous envoyez,
- l'adresse IP ainsi que les données techniques du navigateur (enregistrées automatiquement pour des raisons de sécurité).
Auprès d'un candidat à un poste spécifique, nous ne collectons que les données mentionnées à l'art. 22(1) §1 et §2 du Code du travail polonais (Kodeks pracy) (prénom, nom, date de naissance, coordonnées, niveau d'études, parcours professionnel antérieur, qualifications professionnelles) ainsi que les données nécessaires aux exigences d'un poste spécifique (par ex. autorisations sectorielles). Nous n'exigeons pas d'informations concernant : la santé, l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses, l'appartenance syndicale. Si de telles informations figurent dans un CV transmis volontairement, nous les considérons comme fournies à l'initiative du candidat et les traitons sur la base du consentement (art. 9 ust. 2 lit. a RODO).
§3. Pourquoi traitons-nous vos données
- Afin de répondre à votre demande et de vous présenter une offre d'emploi ou de collaboration.
- Afin de mener le processus de recrutement (adéquation du candidat à l'employeur).
- Afin de nous acquitter de nos obligations légales en tant qu'agence pour l'emploi (KRAZ 75577).
- Afin de vous contacter par téléphone ou par courrier électronique concernant votre candidature.
- Afin d'assurer la sécurité du service (journaux, IP).
§4. Base juridique
- Exécution d'un contrat ou mesures précontractuelles (art. 6 par. 1 let. b RODO) – traitement de votre candidature, adéquation à une offre d'emploi, procédure de recrutement.
- Obligation légale (art. 6 par. 1 let. c RODO) – exigences découlant de la loi du 20 avril 2004 sur la promotion de l'emploi et les institutions du marché du travail (KRAZ), dispositions fiscales, documentation relative à l'emploi, légalisation du séjour et du travail des étrangers.
- Votre consentement (art. 6 par. 1 let. a RODO) – conservation de votre CV dans notre base de talents pour de futurs processus de recrutement (consentement volontaire, révocable à tout moment).
- Notre intérêt légitime (art. 6 par. 1 let. f RODO) – sécurité du service, exercice et défense de droits, tenue de la documentation interne de recrutement.
- Consentement pour les données d'une catégorie particulière (art. 9 par. 2 let. a RODO) – si vous nous communiquez de votre propre initiative des données sensibles (par ex. information sur un handicap dans le CV).
§5. Durée de conservation des données
- Données issues d'un recrutement spécifique (pour un poste spécifique) : pendant la durée du processus + 6 mois après sa clôture (aux fins d'éventuelles réclamations).
- Données dans la base de talents pour les recrutements futurs (si vous avez donné un consentement distinct) : jusqu'à 6 mois à compter du dernier consentement actif ou de la dernière mise à jour de vos données. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment par contact par courrier électronique.
- Données exigées par les dispositions légales (contrats, factures, documentation de légalisation) : pendant la durée exigée par la loi (habituellement 5 ans pour les documents comptables, 50 ans pour les dossiers du personnel en cas d'emploi).
- Journaux du serveur et adresse IP : jusqu'à 12 mois.
Vous pouvez à tout moment demander la suppression anticipée des données – voir §9.
§6. Destinataires des données
Nous ne vendons pas vos données. Nous les communiquons exclusivement à des entités de confiance avec lesquelles nous avons signé des contrats de sous-traitance, ou lorsque cela résulte des obligations légales de l'agence de l'emploi :
- Fournisseurs d'hébergement et de messagerie électronique (maintenance du service).
- Cabinet comptable (factures, décomptes).
- Système ATS (Applicant Tracking System) – s'il est utilisé dans le processus de recrutement.
- Plateformes d'offres d'emploi (p. ex. Pracuj.pl, OLX) – si vous répondez à une offre spécifique.
- Traducteurs assermentés (légalisation des documents des candidats étrangers).
- Cabinets d'avocats (affaires de droit du travail, légalisation du séjour et du travail).
- Fournisseurs de SMS et de téléphonie (communication avec les candidats).
- Clients-employeurs finaux – en tant que responsables du traitement distincts après la transmission des données de votre candidature, uniquement avec votre connaissance et votre consentement.
- Autorités publiques – lorsque la loi l'exige : ZUS, NFZ, office fiscal (urząd skarbowy), Inspection du Travail d'État (Państwowa Inspekcja Pracy – PIP), Bureau du Voïvode (Urząd Wojewódzki) (autorisations de travail), Office des Étrangers (Urząd ds. Cudzoziemców) (autorisations de séjour), Registre National des Agences de l'Emploi (Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia – KRAZ).
§7. Origine des données et lieu de leur traitement
Nous acceptons les candidatures de candidats en provenance de divers pays, notamment d'Asie, d'Afrique, de Moldavie et d'Europe de l'Est. Nous les recevons via le formulaire sur notre site web, par e-mail ou de la part de nos partenaires de recrutement dans le pays d'origine du candidat.
Vos données ne sont pas transmises en dehors de l'Espace Économique Européen (EEE). Les données sont traitées en Pologne et dans l'Union européenne – les serveurs, l'hébergement et nos sous-traitants se trouvent dans l'EEE. L'accès aux données est réservé exclusivement à nos employés en Pologne ainsi qu'à des sous-traitants polonais/unionistes de confiance (hébergement, comptabilité, ressources humaines).
La situation dans laquelle vous – en tant que candidat en provenance d'un État non membre de l'EEE – nous transmettez vos données directement (formulaire, e-mail) depuis un appareil situé dans votre pays de résidence ne constitue pas un transfert de données en dehors de l'EEE au sens du Chapitre V du RODO. En tant que personne concernée, vous transmettez les informations au responsable du traitement en Pologne, et nous les recevons dans l'EEE. Cette position est confirmée par les Lignes directrices du Comité européen de la protection des données 05/2021 concernant l'interaction entre l'article 3 et le Chapitre V du RODO.
Si un candidat transmet ses données par l'intermédiaire d'un partenaire de recrutement à l'étranger, ce partenaire est un responsable de traitement distinct pour ses propres enregistrements et en répond conformément à la législation de son pays. Nous ne recevons que les candidatures des candidats ayant consenti à être contactés par une agence polonaise.
Situations exceptionnelles. Dans le cadre de la coordination du processus de recrutement, il peut être nécessaire de transmettre une portée limitée de données (par exemple, le statut du processus, la confirmation de l'identité du candidat) au partenaire de recrutement dans le pays du candidat. Dans un tel cas, nous appliquons les garanties appropriées prévues à l'article 46 du RODO (Clauses contractuelles types de la Commission européenne 2021/914) ou agissons sur la base de l'exception prévue à l'article 49, paragraphe 1, point a) du RODO (votre consentement éclairé après une information complète sur les risques). La relation avec le partenaire étranger est de nature responsable de traitement–responsable de traitement, chaque entité étant responsable de ses propres activités de traitement.
§8. Fichiers cookies
Le site utilise uniquement des fichiers cookies nécessaires au fonctionnement du service (enregistrement de votre choix dans le bandeau de cookies). Nous n'utilisons pas de cookies analytiques, publicitaires ni de remarketing. Nous ne procédons à aucun profilage publicitaire. Vous trouverez les détails dans notre Politique de cookies.
§9. Vos droits
À tout moment, vous pouvez :
- demander l'accès à vos données et en obtenir une copie,
- demander la rectification de données inexactes,
- demander l'effacement des données (« droit à l'oubli »),
- demander la limitation du traitement,
- demander le transfert des données à un autre responsable du traitement,
- retirer votre consentement – sans que cela ne porte atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait,
- vous opposer au traitement fondé sur notre intérêt légitime.
Pour exercer ces droits, écrivez à : office@jobcen.pl.
À votre demande, nous répondrons sans retard injustifié, au plus tard dans un délai de 1 mois à compter de sa réception. Dans des cas particulièrement complexes, nous pouvons prolonger ce délai de 2 mois supplémentaires, en vous en informant avec justification.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès du Président de l'Office de protection des données personnelles (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, tél. 22 531 03 00, www.uodo.gov.pl) ou auprès de l'autorité de contrôle de l'État de votre résidence habituelle (si vous êtes résident de l'UE/EOG).
§10. Sécurité
Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adéquates : chiffrement SSL, contrôle d'accès, copies de sauvegarde, limitation de l'accès des employés aux données selon le principe du « need to know ». En cas de violation de la protection des données, nous en informerons l'autorité de contrôle compétente et – si nécessaire – vous-même.
§11. Profilage et décisions automatiques
Nous ne prenons pas à votre égard de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, qui produiraient des effets juridiques ou qui vous affecteraient de manière significative de façon similaire (art. 22 RODO). Chaque décision relative à la présentation de votre candidature à un employeur est prise par un être humain – notre consultant en recrutement.
§12. Données reçues de tiers
Si nous avons reçu vos données de notre partenaire de recrutement ou d'un employeur (et non directement de vous), nous vous transmettrons l'information dans un délai d'un mois à compter de leur obtention, conformément à l'art. 14 RODO, à moins que vous n'ayez déjà reçu les informations nécessaires de la part de l'entité transmettant. Sources des données : partenaires de recrutement dans les pays d'origine des candidats, clients-employeurs, agences d'emploi partenaires, portails publics d'offres d'emploi (auxquels vous répondez).
Çeviri. Dil sürümleri arasında farklılık olması hâlinde bu belgenin Lehçe sürümü geçerlidir.
§1. Verilerinizin veri sorumlusu kimdir
Kişisel verilerin veri sorumlusu PW MATYSART Michał Matysiak, ul. Warszawska 85/1, 26-617 Radom, REGON: 140583450, NIP: 7981427077 firmasıdır. Ulusal İstihdam Ajansları Siciline (Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia - KRAZ 75577) kayıtlı bir istihdam ajansı olarak faaliyet göstermekteyiz.
İş aracılığı, dış kaynak kullanımı (outsourcing) ve iş gücü kiralama (leasing) hizmetleri sunmaktayız. Bu politikada "Siz" ibaresi web sitesini ziyaret eden veya bizimle iletişime geçen kişiyi, "Biz" ibaresi ise veri sorumlusunu ifade eder. GDPR (RODO / rozporządzenie 2016/679) ile Polonya kişisel verilerin korunması mevzuatını uygulamaktayız. Verileri güvenli sunucularda saklıyoruz, iletişim SSL ile şifrelenmektedir.
Veri koruma görevlisi tayin etmedik. Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin tüm hususların yukarıda belirtilen e-posta adresine ve "Haklarınız" bölümüne (§9) yönlendirilmesini rica ederiz.
§2. Hangi verileri topluyoruz
Yalnızca iletişim formu veya e-posta aracılığıyla bize bizzat ilettiğiniz verileri topluyoruz:
- ad (ve belirtmeniz durumunda isteğe bağlı olarak soyad),
- e-posta adresi,
- telefon numarası (isteğe bağlı),
- iş arayan bir aday mı yoksa çalışan arayan bir işveren mi olduğunuz bilgisi,
- bize gönderdiğiniz mesajın içeriği,
- IP adresi ve tarayıcının teknik verileri (güvenlik nedenleriyle otomatik olarak kaydedilir).
Belirli bir pozisyona başvuran adaydan yalnızca İş Kanunu (Kodeks pracy) art. 22(1) §1 i §2 fıkralarında sayılan verileri (ad, soyad, doğum tarihi, iletişim bilgileri, öğrenim durumu, geçmiş çalışma geçmişi, mesleki nitelikler) ve belirli bir pozisyonun gereklilikleri için gerekli verileri (örneğin sektörel yetki/sertifikalar) topluyoruz. Sağlık durumu, ırk veya etnik köken, siyasi düşünceler, dini inançlar, sendika üyeliği hakkında bilgi talep etmiyoruz. Bu tür bilgilerin gönüllü olarak gönderilen CV'de yer alması durumunda, bunları adayın kendi inisiyatifiyle sağladığı kabul edilerek rıza temelinde (art. 9 ust. 2 lit. a RODO) işliyoruz.
§3. Verilerinizi hangi amaçla işliyoruz
- Talebinize yanıt vermek ve iş veya iş birliği teklifi sunmak için.
- İşe alım sürecini yürütmek için (adayı işverenle eşleştirme).
- İstihdam ajansı olarak yasal yükümlülükleri yerine getirmek için (KRAZ 75577).
- Başvurunuzla ilgili olarak sizinle telefon veya e-posta yoluyla iletişime geçmek için.
- Web sitesinin güvenliğini sağlamak için (günlükler, IP).
§4. Hukuki dayanak
- Sözleşmenin ifası veya sözleşme öncesi işlemler (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – başvurunuzun işleme alınması, iş teklifiyle eşleştirme, işe alım prosedürü.
- Hukuki yükümlülük (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – 20 Nisan 2004 tarihli İstihdamın Teşviki ve İş Piyasası Kurumları Hakkında Kanun'dan (ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy - KRAZ) doğan gereklilikler, vergi mevzuaty, istihdam belgeleri, yabancıların ikamet ve çalışma izni işlemlerinin meşrulaştırılması.
- Rızanız (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – CV'nizin gelecekteki işe alım süreçleri için yetenek havuzumuzda saklanması (isteğe bağlı rıza, istenildiği zaman geri çekilebilir).
- Meşru menfaatimiz (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – web sitesinin güvenliği, hak taleplerinde bulunma ve savunma, dahili işe alım belgelerinin tutulması.
- Özel nitelikli veriler için rıza (art. 9 ust. 2 lit. a RODO) – kendi inisiyatifinizle hassas veri sağlamanız halinde (örneğin CV'de engellilik durumu bilgisi).
§5. Verileri ne kadar süreyle saklıyoruz
- Belirli bir işe alım sürecine ait veriler (belirli bir pozisyon için): sürecin devam ettiği süre boyunca + süreç sona erdikten sonra 6 miesiące (olası hak talepleri için).
- Gelecekteki işe alımlar için yetenek havuzundaki veriler (ayrı bir rıza verdiyseniz): son aktif rızanızdan veya verilerinizin güncellenmesinden itibaren 6 miesiące kadar. Rızanızı e-posta yoluyla iletişime geçerek dilediğiniz zaman geri çekebilirsiniz.
- Mevzuat gereği saklanması gereken veriler (sözleşmeler, faturalar, yasal izin belgeleri): kanunun öngördüğü süre boyunca (muhasebe belgeleri için genellikle 5 lat, istihdam durumunda özlük dosyaları için 50 lat).
- Sunucu günlükleri ve IP adresi: 12 miesięcy kadar.
İstediğiniz zaman verilerinizin daha erken silinmesini talep edebilirsiniz – bkz. §9.
§6. Verileri kimlerle paylaşıyoruz
Verilerinizi satmıyoruz. Verileri yalnızca veri işleme sözleşmesi imzaladığımız güvenilir kuruluşlarla veya istihdam ajansının yasal yükümlülüklerinden doğan durumlarda paylaşıyoruz:
- Barındırma (hosting) ve e-posta sağlayıcıları (web sitesinin sürdürülmesi).
- Muhasebe bürosu (faturalar, hesaplamalar).
- ATS sistemi (Applicant Tracking System) – işe alım sürecinde kullanılması halinde.
- İş ilanı platformları (ör. Pracuj.pl, OLX) – belirli bir ilana yanıt vermeniz halinde.
- Yeminli mütercimler (yabancı adayların belgelerinin yasal onayı).
- Hukuk büroları (personel işleri, ikamet ve çalışma izni).
- SMS ve telefon sağlayıcıları (adaylarla iletişim).
- Nihai işveren müşteriler – adaylık verilerinizin aktarılmasından sonra odrębni administratorzy (müstakil veri sorumluları) olarak, yalnızca bilginiz ve rızanız dahilinde.
- Kamu kurumları – kanunun gerektirdiği durumlarda: ZUS (Sosyal Sigortalar Kurumu), NFZ (Ulusal Sağlık Fonu), urząd skarbowy (Vergi Dairesi), Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) (Devlet İş Müfettişliği), Urząd Wojewódzki (Valilik Makamı) (çalışma izinleri), Urząd ds. Cudzoziemców (Yabancılar Ofisi) (ikamet izinleri), Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia (KRAZ).
§7. Verilerin kaynağı ve işleme yeri
Asya, Afrika, Moldova ve Doğu Avrupa dahil olmak üzere farklı ülkelerden aday başvuruları kabul ediyoruz. Bunları web sitesindeki form, e-posta veya adayın geldiği ülkedeki işe alım ortaklarımız aracılığıyla alıyoruz.
Verilerinizi Avrupa Ekonomik Alanı (EOG) dışına aktarmıyoruz. Verileri Polonya'da ve Avrupa Birliği'nde işliyoruz - sunucular, barındırma hizmeti i veri işleyenlerimiz EOG bünyesindedir. Verilere yalnızca Polonya'daki çalışanlarımız ile güvenilir Polonyalı/AB'li veri işleyenler (hosting, księgowość, kadry) erişebilir.
EOG dışındaki bir ülkeden aday olarak, bulunduğunuz ülkedeki bir cihazdan verilerinizi bize doğrudan (formularz, e-mail) göndermeniz durumu, Rozdział V RODO anlamında EOG dışına bir veri aktarımı teşkil etmez. Veri sahibi olarak bilgileri Polonya'daki administratora iletirsiniz ve biz bunları EOG içinde alırız. Bu görüş, Avrupa Veri Koruma Kurulu'nun art. 3 i Rozdział V RODO arasındaki etkileşime ilişkin Wytyczne Europejskiej Rady Ochrony Danych 05/2021 Kılavuzu ile de doğrulanmaktadır.
Adayın verileri yurt dışındaki bir işe alım ortağı aracılığıyla iletmesi halinde, söz konusu ortak kendi kayıtlarının müstakil veri sorumlusudur ve bunlardan kendi ülkesinin mevzuatına göre sorumludur. Bize yalnızca Polonyalı ajansla iletişime geçmeyi kabul eden adayların başvuruları ulaşır.
İstisnai durumlar. İşe alım sürecinin koordinasyonu kapsamında, adayın ülkesindeki işe alım ortağına sınırlı kapsamda veri aktarılması ihtiyacı doğabilir (örneğin sürecin durumu, adayın kimlik doğrulaması). Bu durumda, art. 46 RODO uyarınca uygun güvenceleri (Standardowe Klauzule Umowne Komisji Europejskiej 2021/914) uygularız veya art. 49 ust. 1 lit. a RODO uyarınca istisnai dayanağa göre hareket ederiz (riskler hakkında tam olarak bilgilendirildikten sonraki bilinçli rızanız). Yabancı ortakla olan ilişki administrator–administrator niteliğindedir; her bir kuruluş kendi işleme faaliyetlerinden sorumludur.
§8. Pliki cookies
Web sitemiz yalnızca web sitesinin çalışması için niezbędnych (zorunlu) olan pliki cookies kullanır (çerez bildirimindeki seçiminizin kaydedilmesi). Analitik, reklam veya yeniden pazarlama cookies kullanmıyoruz. Reklam amaçlı profilleme yapmıyoruz. Ayrıntıları Polityce cookies bölümümüzde bulabilirsiniz.
§9. Twoje prawa
İstediğiniz zaman şu hakları kullanabilirsiniz:
- verilerinize erişim ve verilerinizin bir kopyasını talep etme,
- yanlış verilerin düzeltilmesini talep etme,
- verilerin silinmesini talep etme („prawo do bycia zapomnianym”),
- işlemenin sınırlandırılmasını talep etme,
- verilerin başka bir veri sorumlusuna taşınmasını talep etme,
- rızayı geri çekme – geri çekme öncesindeki işlemenin hukuka uygunluğunu etkilemeksizin,
- meşru menfaatimize dayalı işlemeye itiraz etme.
Bu haklarınızı kullanmak için şu adrese yazabilirsiniz: office@jobcen.pl.
Talebinize gereksiz bir gecikme olmaksızın, alındığı tarihten itibaren nie później niż w ciągu 1 miesiąca (en geç 1 ay içinde) yanıt vereceğiz. Özellikle karmaşık durumlarda, gerekçesini size bildirerek bu süreyi kolejnych 2 miesięcy (2 ay daha) uzatabiliriz.
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) makamına (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, tel. 22 531 03 00, www.uodo.gov.pl) veya (AB/EOG yerleşiği olmanız durumunda) olağan ikamet ettiğiniz ülkedeki denetim makamına şikayette bulunabilirsiniz.
§10. Bezpieczeństwo
Uygun teknik ve idari tedbirleri uyguluyoruz: SSL şifreleme, erişim kontrolü, yedekleme, çalışanların verilere erişiminin „need to know” (bilmesi gereken kadar) ilkesiyle sınırlandırılması. Veri koruma ihlali durumunda ilgili denetim makamını ve gerekmesi halinde sizi bilgilendireceğiz.
§11. Profilowanie i decyzje automatyczne
Hukuki sonuçlar doğuran veya sizi benzer şekilde önemli ölçüde etkileyen, yalnızca profilleme dahil otomatik işlemeye dayalı kararlar almıyoruz (art. 22 RODO). Adaylığınızın işverene sunulmasına ilişkin her karar bir insan – işe alım danışmanımız – tarafından alınır.
§12. Dane otrzymane od osób trzecich
Verilerinizi (doğrudan sizden değil de) işe alım ortağımızdan veya işverenden almışsak, aktaran taraftan gerekli bilgileri halihazırda almış olmamanız kaydıyla, verilerin elde edilmesinden itibaren bir ay içinde art. 14 RODO uyarınca size bilgilendirme göndereceğiz. Veri kaynakları: adayların geldiği ülkelerdeki işe alım ortakları, müşteri-işverenler, ortak agencje zatrudnienia, yanıt verdiğiniz kamuya açık iş ilanı portalları.
