Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób serwis internetowy jobcen.pl zbiera, wykorzystuje i chroni dane osobowe osób odwiedzających stronę, kontaktujących się przez formularz oraz kandydatów uczestniczących w procesach rekrutacyjnych prowadzonych przez naszą agencję zatrudnienia. Dokument przygotowano zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej (PKE; Dz.U. 2024 poz. 1221), ustawą z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620), ustawą z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 621) oraz ustawą z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach.
Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem strony jobcen.pl oraz w toku usług świadczonych pod marką jobcen jest:
Działamy jako agencja zatrudnienia wpisana do rejestru agencji zatrudnienia na podstawie ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620). Świadczymy usługi pośrednictwa pracy, pracy tymczasowej, outsourcingu procesowego oraz wsparcia w legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców.
Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), ponieważ nie zachodzą przesłanki obligatoryjnego wyznaczenia określone w art. 37 ust. 1 RODO. Wszystkie sprawy związane z ochroną danych osobowych prosimy kierować na adres: office@jobcen.pl.
Sekcja kontaktowa serwisu jobcen.pl umożliwia przesłanie zapytania jako pracodawca, kandydat lub partner biznesowy.
| Dane | Obowiązkowość |
|---|---|
| Imię | Wymagane |
| Adres e-mail | Wymagane |
| Numer telefonu | Opcjonalne |
| Rola (pracodawca / kandydat / partner) | Wymagane |
| Treść wiadomości | Wymagane |
| Oświadczenie o zapoznaniu się z Polityką prywatności (formularz kontaktowy) | Wymagane |
Zgłoszenie do bazy kandydatów składa się przez kreator zgłoszenia dostępny pod adresem jobcen.pl/aplikuj/. Przy wysłaniu zgłoszenia kandydat:
Polityka prywatności występuje przy zgłoszeniu jako odnośnik informacyjny (art. 13 RODO), a nie jako przedmiot zgody.
Formularz kontaktowy wysyłany jest metodą HTTP POST na backend serwerowy Administratora (skrypt PHP contact.php), uruchomiony na infrastrukturze hostingowej znajdującej się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Europejski Obszar Gospodarczy). Dane podlegają walidacji serwerowej, są zapisywane w logu operacyjnym oraz przesyłane na skrzynkę pocztową Administratora protokołem SMTP.
Od osoby zgłaszającej się do poszukiwania pracy zbieramy dane wskazane w formularzu zgłoszenia: imiona i nazwisko, datę urodzenia, obywatelstwo, dane paszportu, dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu), przebieg pracy zawodowej oraz dokumenty potwierdzające kwalifikacje, w tym skany tych dokumentów. Dokumenty są opcjonalne; zgłoszenie zostanie przyjęte także bez nich i można je dosłać później (§ 3 ust. 1 Regulaminu).
Dla potrzeb procesu legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców (zezwolenia na pracę, karta pobytu, oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy) Administrator przetwarza dodatkowo dane wymagane przepisami ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach oraz ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 621) i przepisami wykonawczymi (m.in. numer paszportu, kraj wydania paszportu, obywatelstwo, miejsce pobytu, status pobytowy, dokumenty rejestracji w urzędach polskich). Zakres ten wynika bezpośrednio z formularzy urzędowych Urzędu Wojewódzkiego oraz Urzędu do Spraw Cudzoziemców.
Nie zbieramy danych o zdrowiu, wyznaniu ani karalności. Jeżeli taka informacja znajdzie się w przesłanym dokumencie (na przykład adnotacja w dokumencie potwierdzającym kwalifikacje), traktujemy ją wyłącznie jako element uprawnień kandydata; dokument przesłany z własnej inicjatywy, który dotyczy zdrowia, wyznania albo karalności, usuwamy.
Pełna informacja o przetwarzaniu danych kandydata, sporządzona zgodnie z art. 13 i art. 14 RODO, jest wersjonowana i dostępna pod adresem apply.jobcen.pl/informacja/jobcen/pl, a dla zgłoszeń złożonych przez partnera rekrutacyjnego pod adresem apply.jobcen.pl/informacja/jobcen/partner/pl.
Backend formularza kontaktowego implementuje pięciowarstwowy mechanizm ochronny zapobiegający nadużyciom:
Pełna ścieżka transmisji jest szyfrowana protokołem HTTPS/TLS. Wskazane środki realizują obowiązek doboru "odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych" z art. 32 RODO oraz wspierają zasadę rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO).
Serwer hostujący stronę jobcen.pl automatycznie rejestruje techniczne dane o wizycie: adres IP, identyfikator sesji TLS, typ przeglądarki i systemu operacyjnego (User-Agent), datę i godzinę zapytania, adres URL żądanego zasobu oraz stronę odsyłającą (Referer). Dane te są przetwarzane wyłącznie w celach związanych z bezpieczeństwem serwisu i diagnostyką techniczną, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, motyw 49 RODO).
| Cel | Kategorie danych | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie z formularza kontaktowego | Imię, e-mail, telefon, rola, treść | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy na żądanie osoby); art. 6 ust. 1 lit. f RODO (odpowiedź na zapytanie niezmierzające do umowy oraz log zapytania - rozliczalność i bezpieczeństwo) |
| Ocena zgłoszenia, kompletowanie dokumentów i przedstawianie kandydatury pracodawcom | Dane ze zgłoszenia (kwalifikacje, dokumenty) | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy o poszukiwanie pracy zawartej przez wysłanie zgłoszenia albo, przy zgłoszeniu przez partnera rekrutacyjnego, z chwilą jego przyjęcia - Regulamin § 3) |
| Poszukiwanie pracy i przechowywanie zgłoszenia w bazie kandydatów przez wybrany okres (6, 12 albo 24 miesiące) | Dane ze zgłoszenia | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (okres jest parametrem usługi, nie zgodą) |
| Kontakt w sprawie zgłoszenia (braki w dokumentach, terminy, decyzje) | Dane kontaktowe | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Dobieranie i przesyłanie propozycji pracy pasujących do zgłoszenia | Dane kontaktowe | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO; zgoda na kanał kontaktu – art. 398 ust. 2 PKE |
| Obowiązki agencji zatrudnienia (roczna informacja dla marszałka województwa – wyłącznie dane zbiorcze) | Dane zagregowane (bez danych identyfikujących): obywatelstwo i zawód osób, które podjęły pracę | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 323 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia |
| Obowiązki podatkowe, rachunkowe i ubezpieczeniowe (faktury, urząd skarbowy, ZUS) | Dane identyfikacyjne | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą o rachunkowości, ustawą - Ordynacja podatkowa oraz ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych |
| Ustalenie historii podróży oraz wcześniejszych spraw wizowych kandydata | Dane paszportowe | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (rzetelna ocena szans sprawy wizowej i ochrona przed zarzutem wprowadzenia urzędu w błąd) |
| Zawarcie i wykonanie umowy o współpracę z pracodawcą | Dane kontaktowe przedstawiciela pracodawcy | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: zawarcie i wykonanie umowy z pracodawcą, którego reprezentuje ta osoba); gdy pracodawca jest osobą fizyczną - art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Bezpieczeństwo serwisu, ochrona przed nadużyciami | Logi serwera (IP, User-Agent) | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: bezpieczeństwo i diagnostyka serwisu; środki z art. 32 RODO opisane w sekcjach 3.3 i 9) |
| Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | Dane z korespondencji i umów | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: obrona przed roszczeniami i dochodzenie własnych roszczeń) |
Propozycje pracy pasujące do zgłoszenia wysyłamy na podany adres e-mail oraz na podany numer telefonu (telefonicznie lub przez SMS). Podanie adresu e-mail i numeru telefonu w zgłoszeniu oznacza zgodę na otrzymywanie tymi kanałami dopasowanych propozycji pracy (art. 398 ust. 2 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej); samo dobieranie i przedstawianie propozycji jest treścią usługi i odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Zgodę na kanał można wycofać w każdej chwili, pisząc na adres office@jobcen.pl albo odsyłając STOP w odpowiedzi na SMS; wycofanie nie wstrzymuje wiadomości w sprawie własnego zgłoszenia, ale uniemożliwia przedstawianie propozycji pracy. Informacje handlowe o innych usługach wymagają odrębnej zgody. Jeżeli zgłoszenie złożyłeś u partnera rekrutacyjnego, zgodę na kanał kontaktu odbieramy za jego pośrednictwem i potwierdzamy ją w pierwszej wiadomości do Ciebie.
Przez wybrany okres (6, 12 albo 24 miesiące) przechowujemy zgłoszenie wraz z danymi kontaktowymi, informacjami o doświadczeniu i uprawnieniach oraz podstawowymi danymi dokumentów (numer, kraj wydania, terminy ważności) – bez skanów, które usuwamy wcześniej, na zasadach opisanych powyżej. Po upływie okresu dane usuwamy lub anonimizujemy; dokumentację, której przechowywania wymagają przepisy, przechowujemy wyłącznie w celu z nich wynikającym.
Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie.
Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie następującym kategoriom odbiorców:
Administrator nie sprzedaje danych osobowych podmiotom trzecim. Nie korzysta z narzędzi analitycznych (Google Analytics), narzędzi marketingowych (Meta Pixel) ani nie prowadzi remarketingu. Czcionki webowe (Inter, Space Grotesk) są hostowane na serwerze Administratora (self-hosting), więc samo wyświetlenie strony nie przekazuje danych dostawcom czcionek ani sieciom CDN.
Przyjmujemy zgłoszenia kandydatów z różnych krajów – w tym z Azji (m.in. Filipiny, Indonezja, Wietnam, Indie, Bangladesz, Nepal), Afryki (m.in. Kenia, Egipt), Mołdawii oraz Europy Wschodniej (Ukraina, Białoruś, Gruzja). Otrzymujemy je przez formularz na stronie, e-mail lub od naszych partnerów rekrutacyjnych w kraju pochodzenia kandydata.
Dane przetwarzamy w Polsce i w Unii Europejskiej – serwery, hosting i system rekrutacyjny Administratora (apply.jobcen.pl) znajdują się w EOG. Dostęp do danych mają wyłącznie nasi pracownicy oraz procesorzy działający na nasze polecenie.
Kopie zapasowe poza EOG. Kopie zapasowe skrzynki pocztowej i skanów dokumentów przechowujemy w usłudze Google Workspace (Dysk Google), której dostawcą jest Google LLC z siedzibą w Stanach Zjednoczonych. Google LLC jest objęta decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych (EU-US Data Privacy Framework, art. 45 RODO).
Dostawcy poza EOG. Część dostawców poczty elektronicznej, usług informatycznych i usług sztucznej inteligencji, z których korzystamy, ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym albo może tam przechowywać dane – w szczególności w Stanach Zjednoczonych. Przekazujemy im dane wyłącznie wtedy, gdy dostawca objęty jest decyzją Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU-US Data Privacy Framework, art. 45 RODO) albo gdy wiążą nas z nim standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię tych klauzul można otrzymać, pisząc na adres office@jobcen.pl. W państwie nieobjętym decyzją o odpowiednim stopniu ochrony dochodzenie praw związanych z danymi może być trudniejsze niż w EOG.
Sytuacja kandydata znajdującego się poza EOG. Sytuacja, w której Ty – jako kandydat z państwa poza EOG – przesyłasz nam swoje dane bezpośrednio (formularz, e-mail) z urządzenia znajdującego się w kraju swojego pobytu, nie stanowi transferu danych poza EOG w rozumieniu Rozdziału V RODO. Jako podmiot danych przekazujesz informacje administratorowi w Polsce, a my otrzymujemy je w EOG. Stanowisko to potwierdzają Wytyczne Europejskiej Rady Ochrony Danych nr 05/2021 dotyczące wzajemnego oddziaływania między art. 3 a Rozdziałem V RODO.
Partner zagraniczny. Jeśli kandydat przekazuje dane przez partnera rekrutacyjnego za granicą, to ten partner jest odrębnym administratorem swoich zapisów i odpowiada za nie zgodnie z prawem swojego kraju. Do nas trafiają jedynie zgłoszenia kandydatów, którzy zgodzili się na kontakt z polską agencją. Nazwę partnera i państwo, w którym działa, podajemy w pierwszej wiadomości do kandydata.
Sytuacje wyjątkowe – przekazanie ograniczonego zakresu danych poza EOG. Jeżeli kandydat zgłosił się przez współpracującego z nami partnera rekrutacyjnego, przekazujemy temu partnerowi – do przekazania kandydatowi – wyłącznie informacje o stanie jego sprawy i o brakach w dokumentach. Jeżeli państwo, w którym działa partner, znajduje się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym i Komisja Europejska nie stwierdziła wobec niego odpowiedniego stopnia ochrony danych, dochodzenie praw związanych z danymi może być tam trudniejsze niż w EOG, a informacje o stanie sprawy przekazujemy takiemu partnerowi wyłącznie za wyraźną zgodą kandydata (art. 49 ust. 1 lit. a RODO): zgodę odbieramy za pośrednictwem partnera przy zgłoszeniu i potwierdzamy w pierwszej wiadomości do kandydata. Kandydat może ją wycofać w każdej chwili, pisząc na adres office@jobcen.pl; wtedy w sprawie rekrutacji kontaktujemy się wyłącznie z kandydatem bezpośrednio, a partnerowi niczego dalej nie przekazujemy. Jeżeli państwo partnera należy do Europejskiego Obszaru Gospodarczego albo jest objęte decyzją Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony, przekazanie stanu sprawy odbywa się na tej podstawie, bez dodatkowej zgody na transfer. Relacja z partnerem zagranicznym ma charakter administrator–administrator, każdy podmiot odpowiada za własne czynności przetwarzania. Gdy zawrzemy z partnerem standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską (decyzja wykonawcza KE 2021/914 z 4 czerwca 2021 r.), wykonamy ocenę wpływu transferu (Transfer Impact Assessment) zgodnie z rekomendacjami EROD nr 01/2020 wydanymi w nawiązaniu do wyroku TSUE w sprawie C-311/18 Schrems II.
Na podstawie RODO osobie, której dane są przetwarzane, przysługują następujące prawa:
Z części tych praw można skorzystać tylko w sytuacjach opisanych w RODO – na przykład nie usuwamy dokumentów, które musimy zachować na podstawie przepisów; jeżeli nie będziemy mogli spełnić żądania, wyjaśnimy dlaczego.
W celu skorzystania z powyższych praw prosimy o kontakt: office@jobcen.pl (adres do spraw danych osobowych) albo michal.matysiak@matysart.pl. Odpowiedź zostanie udzielona bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania (art. 12 ust. 3 RODO). W szczególnie złożonych przypadkach termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym użytkownik zostanie poinformowany wraz z uzasadnieniem.
Jeżeli Twoje dane otrzymaliśmy od osoby trzeciej (np. partnera rekrutacyjnego, pracodawcy, portalu ofert pracy) – prześlemy Ci informację zgodnie z art. 14 RODO najpóźniej w ciągu miesiąca od otrzymania danych, przy pierwszym kontakcie z Tobą albo przy pierwszym ujawnieniu danych innemu odbiorcy, zależnie od tego, co nastąpi wcześniej.
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych osobowych, w szczególności (art. 32 RODO):
W przypadku naruszenia ochrony danych mogącego powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator zgłosi naruszenie Prezesowi UODO w terminie 72 godzin (art. 33 RODO). W przypadku wysokiego ryzyka – poinformuje również osobę, której dane dotyczą (art. 34 RODO).
W pracy nad zgłoszeniami pomagają nam narzędzia sztucznej inteligencji: odczytują treść dokumentów, porównują ją z wymaganiami stanowiska (wymagane kwalifikacje, kompletność i ważność dokumentów) i wskazują braki. Takie automatyczne porównanie jest profilowaniem w rozumieniu RODO, ale służy wyłącznie przygotowaniu sprawy dla człowieka i o niczym nie przesądza. Korzystamy wyłącznie z usług, których warunki wyłączają wykorzystanie przekazanych danych do trenowania modeli i które przetwarzają dane na nasze polecenie.
Każdą decyzję w sprawie kandydata – czy zgłoszenie jest kompletne i czy przedstawiamy kandydaturę pracodawcy – podejmuje człowiek; wskazanie narzędzia jest podpowiedzią i nie wywołuje wobec kandydata żadnych skutków samo z siebie. Nie podejmujemy wobec kandydata decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany w rozumieniu art. 22 RODO. Narzędzia nie służą do identyfikacji biometrycznej ani nie analizują emocji, głosu ani cech osobowości. Nie prowadzimy remarketingu, retargetingu ani analitycznego scoringu użytkowników.
Serwis jobcen.pl skierowany jest do osób pełnoletnich – kandydatów do pracy oraz pracodawców. Administrator świadomie nie zbiera danych osób poniżej 18 roku życia. Zgłoszenie osoby, która nie ukończyła 18 lat, nie jest przyjmowane; jeżeli stwierdzimy, że otrzymaliśmy dane osoby niepełnoletniej, niezwłocznie je usuwamy.
Podanie danych osobowych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, lecz niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Niepodanie danych obowiązkowych (imię, e-mail, rola, treść wiadomości) uniemożliwi nawiązanie kontaktu zwrotnego.
Podanie danych w zgłoszeniu nie jest obowiązkiem ustawowym, ale jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy o poszukiwanie pracy: bez danych oznaczonych w formularzu jako wymagane nie ocenimy zgłoszenia ani nie przedstawimy kandydatury; pozostałe dane są opcjonalne. Dokumenty potrzebne do zezwolenia na pracę zależą od sytuacji kandydata i od stanowiska. Dane wymagane w postępowaniach o zezwolenie na pracę lub pobyt wynikają z ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach oraz ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 621) – ich niepodanie uniemożliwia złożenie wniosku w odpowiednim urzędzie.
Strona jobcen.pl wykorzystuje wyłącznie ściśle niezbędne dane w mechanizmie localStorage przeglądarki (zapis decyzji użytkownika dotyczącej zapoznania się z informacją o cookies). Nie są stosowane cookies analityczne, marketingowe ani profilujące. Szczegółowe informacje w odrębnym dokumencie: Polityka cookies.
Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa, technologii wykorzystywanych w serwisie lub zakresu prowadzonej działalności. O istotnych zmianach użytkownicy zostaną poinformowani poprzez czytelny komunikat na stronie głównej. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna pod tym samym adresem URL. Wersja 1.0 z 31.08.2026 pozostaje dostępna pod archiwalnym adresem polityka-prywatnosci-1.0-2026-08-31.html; wcześniejsze wersje historyczne można otrzymać na żądanie kierowane na adres kontaktowy.