Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób serwis internetowy jobcen.pl zbiera, wykorzystuje i chroni dane osobowe osób odwiedzających stronę, kontaktujących się przez formularz oraz kandydatów uczestniczących w procesach rekrutacyjnych prowadzonych przez naszą agencję zatrudnienia. Dokument przygotowano zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej (PKE; Dz.U. 2024 poz. 1221), ustawą z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz ustawą z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach.
Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem strony jobcen.pl oraz w toku usług świadczonych pod marką jobcen jest:
Działamy jako agencja zatrudnienia w rozumieniu art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Świadczymy usługi pośrednictwa pracy, pracy tymczasowej, outsourcingu procesowego oraz wsparcia w legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców.
Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), ponieważ nie zachodzą przesłanki obligatoryjnego wyznaczenia określone w art. 37 ust. 1 RODO. Wszystkie sprawy związane z ochroną danych osobowych prosimy kierować bezpośrednio na adres: michal.matysiak@matysart.pl.
Sekcja kontaktowa serwisu jobcen.pl umożliwia przesłanie zapytania jako pracodawca, kandydat lub partner biznesowy.
| Dane | Obowiązkowość |
|---|---|
| Imię | Wymagane |
| Adres e-mail | Wymagane |
| Numer telefonu | Opcjonalne |
| Rola (pracodawca / kandydat / partner) | Wymagane |
| Treść wiadomości | Wymagane |
| Zgoda na politykę prywatności (checkbox) | Wymagana |
| Zgoda na udział w przyszłych rekrutacjach (baza kandydatów) – okres wybrany przez kandydata: 6, 12 albo 24 miesiące (wybór jednej opcji w formularzu) | Opcjonalna |
Formularz wysyłany jest metodą HTTP POST na backend serwerowy Administratora (skrypt PHP contact.php), uruchomiony na infrastrukturze hostingowej znajdującej się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Europejski Obszar Gospodarczy). Dane podlegają walidacji serwerowej, są zapisywane w logu operacyjnym oraz przesyłane na skrzynkę pocztową Administratora protokołem SMTP.
Od osoby ubiegającej się o konkretne stanowisko pracy zbieramy wyłącznie dane wymienione w art. 221 § 1 i § 2 Kodeksu pracy: imię i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, kwalifikacje zawodowe oraz dane niezbędne dla wymogów konkretnego stanowiska (np. uprawnienia branżowe, certyfikaty, znajomość języków).
Dla potrzeb procesu legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców (zezwolenia na pracę, karta pobytu, oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy) Administrator – jako agencja zatrudnienia uprawniona do reprezentowania pracodawcy lub kandydata w postępowaniach urzędowych – przetwarza dodatkowo dane wymagane przepisami ustawy o cudzoziemcach oraz przepisami wykonawczymi (m.in. numer paszportu, kraj wydania paszportu, obywatelstwo, miejsce pobytu, status pobytowy, dokumenty rejestracji w urzędach polskich). Zakres ten wynika bezpośrednio z formularzy urzędowych Urzędu Wojewódzkiego oraz Urzędu do Spraw Cudzoziemców.
Nie wymagamy informacji o: stanie zdrowia, pochodzeniu rasowym lub etnicznym, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych ani członkostwie w związkach zawodowych. Jeśli takie informacje znajdą się w CV przesłanym z własnej inicjatywy kandydata, traktujemy je jako podane dobrowolnie i przetwarzamy na podstawie zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO). Zalecamy unikanie przekazywania danych szczególnej kategorii (art. 9 RODO) niewymaganych dla procesu rekrutacyjnego.
Backend formularza kontaktowego implementuje pięciowarstwowy mechanizm ochronny zapobiegający nadużyciom:
Pełna ścieżka transmisji jest szyfrowana protokołem HTTPS/TLS. Wskazane środki realizują obowiązek doboru "odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych" z art. 32 RODO oraz wspierają zasadę rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO).
Serwer hostujący stronę jobcen.pl automatycznie rejestruje techniczne dane o wizycie: adres IP, identyfikator sesji TLS, typ przeglądarki i systemu operacyjnego (User-Agent), datę i godzinę zapytania, adres URL żądanego zasobu oraz stronę odsyłającą (Referer). Dane te są przetwarzane wyłącznie w celach związanych z bezpieczeństwem serwisu i diagnostyką techniczną, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, motyw 49 RODO).
| Cel | Kategorie danych | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie z formularza kontaktowego | Imię, e-mail, telefon, rola, treść | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przedumowne); art. 6 ust. 1 lit. f RODO (logi – rozliczalność) |
| Prowadzenie procesu rekrutacji na konkretne stanowisko | Dane z CV w zakresie art. 221 KP | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO; art. 221a KP |
| Przechowywanie CV w bazie kandydatów | Dane z CV | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda dobrowolna) |
| Obowiązki agencji zatrudnienia (sprawozdawczość KRAZ, raporty MRPiPS) | Dane statystyczne | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny – art. 19f ustawy o promocji zatrudnienia) |
| Legalizacja pobytu i pracy cudzoziemca | Dane paszportowe, status pobytowy | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (ustawa o cudzoziemcach, ustawa o promocji zatrudnienia) |
| Zawarcie umowy o pracę / cywilnoprawnej / z pracodawcą-użytkownikiem | Pełne dane kadrowe | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO; KP, KC, ustawa o pracy tymczasowej |
| Obowiązki rachunkowe i podatkowe (faktury, ZUS, US) | Dane identyfikacyjne | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą o rachunkowości i Ordynacją podatkową |
| Bezpieczeństwo serwisu, ochrona przed nadużyciami | Logi serwera (IP, User-Agent) | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO; art. 32 RODO |
| Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | Dane z korespondencji i umów | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Dane szczególnej kategorii dobrowolnie w CV | Dane wrażliwe | Art. 9 ust. 2 lit. a RODO |
Jeśli wybierzesz udział w przyszłych rekrutacjach, przez wybrany okres (6, 12 albo 24 miesiące) przechowujemy Twoje dane kontaktowe, CV, informacje o doświadczeniu i uprawnieniach oraz podstawowe dane dokumentów (numer, kraj wydania, terminy ważności) - bez skanów, które usuwamy po zakończeniu bieżącej procedury. Po upływie okresu dane usuwamy lub anonimizujemy; dokumentację wymaganą przepisami przechowujemy tylko w celu z nich wynikającym. Informacje handlowe o ofertach wysyłamy wyłącznie kanałami, które wybierzesz, i każdy możesz wyłączyć osobno.
Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie.
Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie następującym kategoriom odbiorców:
Administrator nie sprzedaje danych osobowych podmiotom trzecim. Nie korzysta z narzędzi analitycznych (Google Analytics), narzędzi marketingowych (Meta Pixel) ani nie prowadzi remarketingu. Czcionki webowe (Inter, Space Grotesk) są hostowane bezpośrednio na serwerze Administratora (self-hosting) – brak transferu danych do Google LLC ani innych dostawców CDN czcionek.
Przyjmujemy zgłoszenia kandydatów z różnych krajów – w tym z Azji (m.in. Filipiny, Indonezja, Wietnam, Indie, Bangladesz, Nepal), Afryki (m.in. Kenia, Egipt), Mołdawii oraz Europy Wschodniej (Ukraina, Białoruś, Gruzja). Otrzymujemy je przez formularz na stronie, e-mail lub od naszych partnerów rekrutacyjnych w kraju pochodzenia kandydata.
Twoich danych nie przekazujemy poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Dane przetwarzamy w Polsce i Unii Europejskiej – serwery, hosting i nasi procesorzy znajdują się w EOG. Dostęp do danych mają wyłącznie nasi pracownicy w Polsce oraz zaufani polscy/unijni procesorzy (hosting, księgowość, kadry).
Sytuacja kandydata znajdującego się poza EOG. Sytuacja, w której Ty – jako kandydat z państwa poza EOG – przesyłasz nam swoje dane bezpośrednio (formularz, e-mail) z urządzenia znajdującego się w kraju swojego pobytu, nie stanowi transferu danych poza EOG w rozumieniu Rozdziału V RODO. Jako podmiot danych przekazujesz informacje administratorowi w Polsce, a my otrzymujemy je w EOG. Stanowisko to potwierdzają Wytyczne Europejskiej Rady Ochrony Danych nr 05/2021 dotyczące wzajemnego oddziaływania między art. 3 a Rozdziałem V RODO.
Partner zagraniczny. Jeśli kandydat przekazuje dane przez partnera rekrutacyjnego za granicą, to ten partner jest odrębnym administratorem swoich zapisów i odpowiada za nie zgodnie z prawem swojego kraju. Do nas trafiają jedynie zgłoszenia kandydatów, którzy zgodzili się na kontakt z polską agencją.
Sytuacje wyjątkowe – przekazanie ograniczonego zakresu danych poza EOG. W ramach koordynacji procesu rekrutacji może wystąpić potrzeba przekazania ograniczonego zakresu danych (np. statusu procesu, potwierdzenia tożsamości kandydata, dat planowanego przyjazdu) do partnera rekrutacyjnego w kraju kandydata. W takim przypadku stosujemy odpowiednie zabezpieczenia z art. 46 RODO – standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej (decyzja wykonawcza KE 2021/914 z 4 czerwca 2021 r.) – lub działamy na podstawie wyjątku z art. 49 ust. 1 lit. a RODO (świadoma zgoda kandydata po pełnym poinformowaniu o ryzykach). Relacja z partnerem zagranicznym ma charakter administrator–administrator, każdy podmiot odpowiada za własne czynności przetwarzania. W przypadkach, w których standardowe klauzule umowne stanowią samodzielną podstawę transferu, wykonujemy ocenę wpływu transferu (Transfer Impact Assessment) zgodnie z rekomendacjami EROD nr 01/2020 wydanymi w nawiązaniu do wyroku TSUE w sprawie C-311/18 Schrems II.
Na podstawie RODO osobie, której dane są przetwarzane, przysługują następujące prawa:
W celu skorzystania z powyższych praw prosimy o kontakt: michal.matysiak@matysart.pl. Odpowiedź zostanie udzielona bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania (art. 12 ust. 3 RODO). W szczególnie złożonych przypadkach termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym użytkownik zostanie poinformowany wraz z uzasadnieniem.
Jeżeli Twoje dane otrzymaliśmy od osoby trzeciej (np. partnera rekrutacyjnego, pracodawcy, portalu ofert pracy) – w ciągu miesiąca od ich pozyskania prześlemy Ci informację zgodnie z art. 14 RODO, chyba że już otrzymałeś niezbędne informacje od podmiotu przekazującego.
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych osobowych, w szczególności (art. 32 RODO):
W przypadku naruszenia ochrony danych mogącego powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator zgłosi naruszenie Prezesowi UODO w terminie 72 godzin (art. 33 RODO). W przypadku wysokiego ryzyka – poinformuje również osobę, której dane dotyczą (art. 34 RODO).
Administrator nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania w rozumieniu art. 22 RODO, które wywoływałoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływałoby na osobę, której dane dotyczą. Każdą decyzję o przedstawieniu kandydatury pracodawcy końcowemu podejmuje człowiek – konsultant rekrutacyjny Administratora. Nie prowadzimy remarketingu, retargetingu ani analitycznego scoringu użytkowników.
Serwis jobcen.pl skierowany jest do osób pełnoletnich – kandydatów do pracy oraz pracodawców. Administrator świadomie nie zbiera danych osób poniżej 18 roku życia. Zatrudnienie cudzoziemców niepełnoletnich w Polsce podlega szczególnym ograniczeniom wynikającym z Kodeksu pracy (Dział IX) oraz przepisów ustawy o cudzoziemcach. W przypadku stwierdzenia, że dane osoby niepełnoletniej zostały przekazane bez wymaganej zgody opiekuna prawnego, dane te zostaną niezwłocznie usunięte.
Podanie danych osobowych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, lecz niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Niepodanie danych obowiązkowych (imię, e-mail, treść wiadomości) uniemożliwi nawiązanie kontaktu zwrotnego.
W procesie rekrutacji na konkretne stanowisko podanie danych wymienionych w art. 221 KP jest niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego. W procesie legalizacji pobytu i pracy cudzoziemca podanie danych wymaganych przepisami ustawy o cudzoziemcach oraz ustawy o promocji zatrudnienia jest niezbędne do złożenia wniosku w odpowiednim urzędzie – ich niepodanie uniemożliwia świadczenie usługi.
Strona jobcen.pl wykorzystuje wyłącznie ściśle niezbędne dane w mechanizmie localStorage przeglądarki (zapis decyzji użytkownika dotyczącej zapoznania się z informacją o cookies). Nie są stosowane cookies analityczne, marketingowe ani profilujące. Szczegółowe informacje w odrębnym dokumencie: Polityka cookies.
Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa, technologii wykorzystywanych w serwisie lub zakresu prowadzonej działalności. O istotnych zmianach użytkownicy zostaną poinformowani poprzez czytelny komunikat na stronie głównej. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna pod tym samym adresem URL. Wersję historyczną można otrzymać na żądanie kierowane na adres kontaktowy.